関東を拠点に介護・看護事業を全国展開されている株式会社やさしい手の人事本部統括参与の高橋様、情報システム課の中村様、人事部現場担当の吉岡様と渡口様に、導入いただいた採用進捗管理システム（導入した製品：kintone、Chobiit for kintone）について、お話を伺いました。

御社の事業内容、IT活用の面で力を入れている点について教えてください。

吉岡様）
事業内容としましては、介護・看護事業をメインに行っておりまして、介護事業は主に訪問介護、サービス付き高齢者住宅・デイサービス・受託介護支援・福祉用具など。
看護事業は、訪問看護・看護小規模多機能（看護機能のある施設）・フランチャイズ展開などです。
IT面で力を入れているのは、人材確保が難しいので、業務効率化し人材コスト削減し、今いる人数で業務の負荷なく対応していくことをメインにITを活用しています。

●御社の「抱えていた課題」とkintoneの「導入を決めたポイント」を教えてください。

吉岡様）
課題としましては、弊社は全国に事業展開をしており、全国各拠点の採用基準やルール・仕組・方法を統一化する必要がありました。
同時に、採用スピードを上げるため、本部にて採用管理センターの役割となって一括で契約業務を行い遠隔で採用業務ができるようになることも必要でした。
また、各拠点の課題で言うと、現場スタッフはご利用者様の対応していることが多いため課題を抱えていました。

現場が抱えていた課題

・応募が来ていることに気づかず対応が遅れる
・連絡の行き違いなどによる採用逃し
・書類の紛失、契約書不備により、後々トラブル
・求職者への説明不足によるトラブル
・現場の業務効率が悪かった点

そのため、本社で情報を一元化し採用基準を統一し管理していく必要がありました。
kintoneの導入を決めたポイントとしましては、本社スタッフと求職者とのやり取りを行うためのシステムが必要とはいえ、具体的にどのようなシステムを導入すればよいかイメージがついてなかった点にあります。

自由度が高く、いかようにもできてしまうものより、ある程度パーツがあってカスタマイズできる柔軟性を持ったシステムを探したところ、”kintone”が候補にあがりました。kintoneであれば、課題に合わせて変更していくことができ、また簡単に素早く作れて、且つ安価なので始めやすいと思い、導入を決めました。

kintoneの「採用進捗管理システム」の開発・導入を経て、業務はどのように変化しましたか？

応募者との対応や必要手続きをkintoneとChobiitで一元管理することで、求職者とのダイレクトなやり取りが可能となりました。

1、導入した採用進捗管理理システム

① 求職者はHPの採用フォーム（WordPress）からエントリー
② エントリー情報を本社のkintoneで管理
③ Chobiitを介して求職者にエントリーシート・スキルシートを入力してもらう
④ 本社はkintoneで面接の日程調整を行いオンラインで面接。現場スタッフもChobiitで面接の進捗を確認
⑤ 採用が決まれば、本社は労働条件通知書を発行し、求職者は電子契約（freeeサイン）で契約
⑥ 求職者はChobiitで基本情報を提出

このようにエントリー〜採用までの業務を一括で運用・管理できるシステムを構築。全て電子契約で完結できます。

 

２、システム導入による導入効果

結果、主に以下３つの課題の解決に繋がりました。

❶ エントリー情報管理、面接調整、オンライン面接、求職者への採用通知、電子契約、基本情報収集の全てを一括電子管理・運用できるようになったことで、採用業務のスピードが格段に上がった。

❷ 従来の採用業務は、各現場拠点で採用判断を行い、労働条件契約書を作成していたため、採用基準もまちまちだったが、本社で電子管理するようになり、全国の拠点で同じルール・仕組・方法で採用基準を統一化できた！

❸ 従来の採用業務は全て現場で行っており、現場職員が応募者に電話をかけ、面接を行い、労働条件通知書を作成・送付し、研修の日程調整の電話、記入してもらった基本情報をシステムに登録する作業を、通常業務の合間にしていたため、行き違いによる大きなタイムロスと業務負担が掛かっていた。だが、それらを本社が電子管理・運用することになったので、採用進捗は確認できつつ、採用業務負担が軽減した。

 

また以下のように業務効率が上がりました。

導入前は、1名採用するのに4時間掛けていましたが、システム導入後（3ヶ月間で）1時間に短縮され、結果、採用業務時間を75％削減できた。

 

【操作画面】

導入した感想を教えてください。

高橋様）
システム導入している拠点の現場スタッフからは業務負担が格段に軽減し「本当に楽になった」と聞いております。
利用者様の対応をしている現場スタッフはなかなか手がまわらず、採用業務が追いついていない状態でしたから。

吉岡様）
今はまだ数店舗で導入・運用している状態なのですが、各拠点の業務負担をかけずに採用を進められている印象はあります。
訪問介護は慢性的な人手不足なので、システム導入によって職員の業務負担を減らし、採用率を上げて、余った時間に利用者獲得のための営業を行う流れを作り、人手不足の解消と業務効率化を期待しています。

● 新たなシステムの良い点、こだわった点はどこですか？

高橋様）
応募者が直接入力するマイページは、操作性や項目の配置、文字の大きさ、枠のとり方、色などの見た目も良くしたいという想いがありましたので、その点は要望としてお伝えし、実現していただけたと思います。kintoneを使うことで既存のWordPressで収集した情報を継続して管理できる点もよかったと思います。

ノベルワークスに依頼した率直な感想を教えてください。

● 弊社への依頼の決め手は何でしたか？

高橋様）
最初の打ち合わせでの「キャッチ力」がすごく高かったことが印象に残っています。
私達はシステムのプロ集団ではないので、ベンダーさんとの打ち合わせの時に理論立てた話はできないですし、もちろん専門用語も使えないので、これまで多くのベンダーさんとお仕事する機会があたのですが、「やりたいこと」を伝えるのが難しく時間がかかることが多かったです。
ですがノベルワークスさんは、私達の一般の言葉で話しても、すぐに考えを汲み取ってくださり「こういう方であれば私達システムの素人集団でも一緒に作っていける」と思いました。
そこが無かったらもう一度ベンダーさんを探そうかと思ってましたので。

● 開発担当とのコミュニケーションは十分でしたか？

高橋様）
私達は社内開発をたくさんするので、その分多くのベンダーさんとお付き合いしています。
そうすると、やはりシステムのことを知らなくてもやりたいことを形にして実現してくれるベンダーさんは企業として大変貴重だと思っています。
ノベルの開発担当者さんは優しくも厳しくも「できることはできる・できないことはできない」とはっきり言って下さるし、できないなら必ず代替え案を出してくれるので、私達としてはすごくやりやすかったです。
案外、他のシステム会社さんって構造上無理なことは「無理」って言っちゃうんです。でも、具体的にやりたいことがある私たちとしては、それはすごく悲しくて。だから「その場合、こういう方法にしたらできますよ」「お金はかかるけどこの方法なら要望通りにできます」と、とにかく「できない・ダメ」と言わず、「やりたいことを実現させるためにどうすればいいのか常に提案」してくださるところがよかったと思います。

渡口様）
私もよく社内ですら「何を言いたいのか分からない」と言われるんですが、ノベルの担当者さんにお話すると何を言いたいのかをよく汲み取ってくれて、提案してくださいます。他の会社さんは「言われたとおりにやりました」ということが多かったので、その辺はすごく助かりました。

● 介護業界で今後の IT活用についてどのような展開を考えておられるのかお聞かせください。

高橋様)
この業界は「人でなければできないこと」がかなりはっきりしている業界なので、逆に「人でなくてもできること」を
IT化やAIを組み込んでいくという形で、どんどんシステム化していくことを考えています。それを見据えて、現在既に生成AI等を含めた
IT開発に取り掛かっています。

中村様)
今回開発したシステムの利用店舗拡大とweb化の開発を進めていき、弊社が今使っているシステムと連携してより円滑に
したいと思っています。

● 今後の事業展開に、どんなIT技術があったらいいなと思いますか？

高橋様）
ある程度「知見や訓練が必要なツール」(例えばエクセルやアクセル)が全部なくなればいいのに！と思います。
やはりこの業界は、身体的な技術を日々使うので、頭を使うデスクワークが苦手な人間が多いのですが、生産性を高めるためにはデスクワークも必要なので、そのためには誰でも使えるシステムが絶対に必要だと思っています。
個人的にはシステム化って「プロじゃなくても誰でも使える」というのが素晴らしい部分だと思っていますので、kintone然りですが、そのようなシステムが今後もっと生まれることを期待しています。

記事公開日：2024年9月2日