里親家庭の継続的なサポートを実現！～情報の蓄積と効率的な業務運用を支えるkintone！～
| お客様名 | 社会福祉法人鳥取こども学園 ～里親家庭サポートセンターいろは～ |
|---|---|
| 事業内容 | こどもと里親、里親になることを希望する方への包括的な支援（里親制度の普及啓発とリクルート、研修、里親委託の推進、里親養育支援、里子の自立支援） |
| 導入した業務 | 里親希望者の登録支援状況の進捗管理・共有、里親家庭の基礎情報の管理・共有、こどもや里親への支援状況の管理・共有 |
| URL | https://iroha.kodomogakuen.net |
鳥取の里親支援業務の管理でkintoneを導入された社会福祉法人鳥取こども学園（里親家庭サポートセンターいろは）様に、導入の経緯や活用方法、導入後の効果についてお話を伺いました。
kintone導入のきっかけ（顧客課題）
私たちは、この春に正式に設置された里親支援センターです。それまでの10年以上にわたる業務に加え、業務範囲が大きく広がり、対象となる里親家庭は100件以上に上りました。限られた5人の職員で全件に対応するためには、情報をいかに集約し、効率的に業務を進めていくかが大きな課題でした。
設立当初はハード面もソフト面も十分な準備が整わない中でスタートし、入ってくる情報量に圧倒されていました。そのような時、同業者からkintoneを活用した里親支援業務システムの情報を聞き、興味を持ちました。里親支援センターの強みは、人事異動を常とする行政機関とは異なり、里親家庭の「はじまり」から継続的に関わることができる点にあります。この強みを活かすには情報の蓄積が鍵であり、kintoneがその解決策になり得ると考えました。
他のツールも検討しましたが、kintoneは地域性や独自業務に合わせて柔軟にカスタマイズでき、さらにアカデミックライセンスを利用することでランニングコストを抑えられる点が魅力でした。里親支援業界での活用事例が増えていることも後押しとなりましたが、ゼロからの構築は難しいと判断して、ノベルワークスさんに導入支援を依頼しました。初めてのオンライン打ち合わせで、業務特性に合った運用が可能であることを確信し、導入を決定しました。
導入してよかったこと（導入効果）
- 情報の集約と業務効率の向上
kintoneで里親家庭に関する情報が一元化され、職員全員が必要なデータに即座にアクセスできるようになりました。これにより、これまで煩雑だった情報整理や確認作業が効率化され、日々の業務負担が大幅に軽減されました。 - 支援業務のスムーズな進行
各里親家庭の対応進捗が一目で把握できるようになり、どの家庭で何が行われてきたのか、これまでの対応履歴を簡単に確認できるようになりました。また、情報の更新や共有がリアルタイムで行えるため、職員間での情報連携がスムーズになりました。 - 里親家庭との継続的な関わりの実現
kintoneによる情報蓄積により、里親家庭の「はじまり」から継続的に支援を提供できる体制が整いました。これにより、家庭ごとの状況に応じたきめ細やかなサポートが可能となり、里親支援センターの強みを最大限に発揮できるようになりました。
そして何よりも大きかったのは、kintoneの導入を通じて業務を本質から見直し、仕事の仕組みそのものを再構築できたことです。これにより、業務全体が効率化され、より良い形で運用できるようになりました。
お気に入りポイント
その他にもkintoneではチャットツールが利用できたり、スケジュールやタスク依頼や議事録も管理することができ、とても便利です。業務管理とコミュニケーションを一つのツールで完結するので、kintoneを最大限活用できています。
今後のkintoneの活用方法について
里親支援センターの大きな役割のひとつである普及啓発や里親のリクルート業務において、「里親を知るきっかけ」は重要な情報となります。kintoneの導入により、蓄積された情報を分析して、より効果的なリクルート戦略を考えていきたいです。
また、kintoneのゲストスペースを使うことで、他の里親支援センターと情報共有ができるということなので、kintoneを使っている全国の里親支援センターとも情報交換しながら、より効果的な支援活動をしていければと思っています。
最後に
開設されたばかりで、職員もチームを組んで日が浅いメンバー、秀でてパソコン業務を得意とするメンバーがいる訳ではない中で、私たちのニーズを汲み取り、形にしていくことは簡単ではなかったと思います。しかし、毎回の打ち合わせでは、業務の実態や困っていること、もっとこうしたいというリクエストに耳を傾けてくださり、たくさんの提案をしてくれました。
おかげで、私たちの中にも気づきが生まれ、開発作業を通じて、よりよい仕事の仕方を考えることができたと思っています。実際にアプリの開発作業を見せてもらいながら打ち合わせができたことで、運用後に自分たちで改善したり、必要な機能を加えたりすることができることも知ることができました。
●ノベルワークス担当者のコメント
お客様の姿勢からは、業務改善に真剣に取り組み、より良い形を目指す強い意志が伝わってきました。ただ「やりたいこと」を並べるだけではなく、現在の業務にとらわれず、「本当に必要なことは何か」をしっかりと整理され、必要に応じて仕組みそのものを見直す柔軟な姿勢は、まさにkintoneを単なるツールとして扱うのではなく、業務改善そのものに向き合っていると感じました。
このようなお客様の意欲的な取り組み姿勢が支えとなり、今後さらなる業務改善につながっていくと期待しています。
記事公開日：2024年12月27日