kintoneで作る営業支援ツール（SFA）～案件管理から訪問管理・スケジュール編～

kintoneってどんなことが出来るの？もっと具体的に知りたい！
という方に向けて、実際に弊社で作成・開発したアプリをベースにより具体的な運用方法やアプリの作成方法など、kintoneの活用事例をお届けします。

今回は”訪問・スケジュール管理”です 案件の管理から、外回り営業マンのスケジュール管理→報告書作成までの流れでご説明します。

ターゲット：
・外回り営業を行う営業マン
・BtoBでの取引がある
・日報や、訪問履歴を管理したい

それでは、実際にアプリを構築してみましょう。

STEP1：アプリの構成を描く

想定： 顧客情報から案件を登録→案件から訪問予定のスケジュールを登録・管理→実際に訪問→訪問内容を報告書として作成

kintoneで管理している”案件管理”から、”訪問管理”アプリにデータを飛ばし、訪問スケジュールを登録・管理します。
訪問後、訪問内容（議事録）を登録する、といった流れとなります。
※顧客情報を管理しているアプリも必要です。

STEP２-1：アプリ作成～案件管理～

詳細なアプリの作成方法は以下省略します。
詳しくはkintone Q&Aをご覧ください→　アプリを作成する方法

案件管理アプリには、以下のフィールドを用意しました。
（今回メインで利用するフィールドのみ抜粋）

• 案件番号（レコード番号）

• 担当者（ユーザー選択） ・顧客番号（ルックアップ） ・会社名（文字列１行） ・部署名（文字列１行）

• 氏名（文字列１行）

• 案件名（文字列１行）

• 案件概要（文字列複数行）

• 提供サービス（チェックボックス）

• ステータス（ラジオボタン）

• 確度（ドロップダウン）

POINT：
「会社名」「部署名」「氏名」は、顧客管理アプリに登録されているので、顧客番号を入力すると、顧客管理アプリからデータを取得できる”ルックアップ”というフィールドを利用することで、入力の手間を省くことが可能です。

ルックアップとは　→　kintone Q&A:ルックアップっとは
ルックアップってどんなもの？アプリ作成テクニックを紹介した記事もありますので、併せてご覧ください

【kintone】使いこなし術（アプリ間連携編） | NOVEL PORTAL
確かにkintoneはノンプログラミングでも工夫次第で「顧客管理」に「案件管理」や「タスク管理」などいろいろな用途でご利用頂けます。

STEP２-２：アプリ作成～訪問管理～

訪問管理アプリを作成します。こちらには、以下のフィールドを用意しました。

• 顧客番号（ルックアップフィールド）

• 会社名（文字列１行）

• 氏名（文字列１行）

• 案件番号（ルックアップフィールド）

• 案件名（文字列１行）

• 関連レコード（案件表示）

• 訪問日時（開始）

• 訪問日時（終了）

• 訪問先（文字列１行）

• 対応内容（ドロップダウン）

• 対応者（ユーザー選択）

• 商談メモ（文字列複数行）

• 添付ファイル（添付）

• 訪問日（日付）

• ステータス（ラジオボタン）

• 確度（ドロップダウン）

• 商談議事録（文字列複数行）

STEP3：アプリ同士を連携させる

”案件管理”アプリと、”訪問管理”アプリの２つが完成しました。
これで、訪問管理アプリには訪問スケジュールを登録することが可能になりました。
ここでもう一つ。kintoneの標準機能をうまく使いこなし、入力の手間を削減しましょう。

アクションの設定

訪問スケジュールを簡単に登録できるよう、アクション設定を入れておきましょう。 kintoneの標準機能”アクション”では、現在開いているレコードの情報を、別アプリ（今回なら、案件管理から訪問管理）へ値を持って、レコード入力画面へ遷移させることが可能になります。

アクションとは　→　kintone Q&A：アプリアクションでできること
アクションってどう使うの？アプリ作成テクニックを紹介した記事もありますので、併せてご覧ください。

【kintone】使いこなし術（アプリ間連携編）vol2 | NOVEL PORTAL
前回、顧客リスト→案件管理への移動は、関連レコードから、案件管理→顧客リストへの移動はルックアップフィールドから、一発で該当レコードに飛びつくよう設定しました。今回は＋アクション機能を使ってさらにリッチなアプリ間連携を実現しましょう！

アクション設定には、案件管理アプリのレコード番号を、訪問管理アプリの案件番号（ルックアップ）フィールドへ持っていくよう設定を行いました。

POINT：
訪問管理のレコード番号をルックアップフィールドへもっていくことで、ワンクリックで案件管理の情報が訪問管理アプリへ登録することができ、入力の手間を省くことが可能です。

これで、案件管理アプリからワンクリックで、訪問管理アプリへスケジュールを登録することが可能になりました。

関連レコードの設定

案件管理アプリ側で、いつ誰が訪問したのか、訪問管理アプリに登録されているレコードを確認したいですよね？
そんなときは関連レコードフィールドを利用します。

設定すると、案件管理アプリのレコード詳細画面上で、訪問管理アプリに登録されているレコードが一覧で確認することが可能になりました。

関連レコードとは　→　kintone Q&A：関連レコード一覧とは
関連レコードってどう使うの？アプリ作成テクニックを紹介した記事もありますので、併せてご覧ください

【kintone】使いこなし術（アプリ間連携編） | NOVEL PORTAL
確かにkintoneはノンプログラミングでも工夫次第で「顧客管理」に「案件管理」や「タスク管理」などいろいろな用途でご利用頂けます。

STEP４：アプリを使ってみる

実際にできたアプリを利用してみましょう。
①案件を登録し保存。
②ヘッダー部分の「訪問予定を登録」ボタンをクリックし、訪問予定を登録する。
③訪問後は、レコードを編集し議事録を登録する。
スムーズに登録することが出来ました！

STEP５：kintoneのカレンダー表示をよりカレンダーらしくする

訪問予定と言うくらいなので、カレンダーで確認したいですよね？
なので、一覧画面をカレンダー表示に変更してみましょう！

＜＜見辛い・・・＞＞

また、外回りの営業マンは、スマートフォンからでもスケジュールを確認したいですよね？

＜＜もはやカレンダー表示でもない＞＞

そうなんです。kintoneの標準機能では、”カレンダー表示”が苦手です。
スマートフォンに限っては、カレンダー表示さえできません。

そこで、このカレンダー表示の苦手を克服するのが、この”Googleカレンダー対応連携プラグイン”です。

【kintone】Googleカレンダー™対応連携プラグイン
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では早速、このプラグインを入れてみましょう。
プラグインを設定するだけで、kintoneのカレンダー表示が、Googleカレンダーのようにリッチに表示することが可能です！

また、マウスをホバーするだけで、レコードの内容がポップアップにて表示できちゃうのもポイント。
（（スケジュール内容をレコード開いて確認するの、結構メンドクサイんですよね･･･））
ドラッグ＆ドロップでスケジュール日程も変更が出来ます。
さらに、担当者ごとにカレンダー表示の色も変更することが出来ます。

これで、パソコンでのカレンダー表示問題は解決できました。
では、スマートフォンのカレンダー表示はどう解決するのか・・・

＜＜kintoneで出来ないものは、出来るところに任せよう＞＞
ここでGoogleカレンダーの登場です。
kintoneで出来ないものは仕方ないので、このスケジュール情報をkintoneからGoogleカレンダーに登録しちゃいます。
kintoneのレコードが登録・更新・削除されたタイミングでGoogle側にも登録・更新・削除が行われるので、スマートフォンから訪問予定を確認する時は、Googleカレンダーから確認すればOK！

POINT：
Googleカレンダーを利用することで、訪問時間前のアラート通知が可能に。
また、訪問先の住所も連携できるので、スマートフォンから訪問先の場所（マップ）確認からルート案内が容易に。
また、Googleアシスタント機能を利用することで、電車の乗り換え案内や道路の渋滞情報を受け取ることが可能になる、営業アシスタントツールに早変わりします。

Android版Googleマップ、Googleカレンダーの予定を表示

STEP６：訪問予定のデータを案件管理にも反映させる

今回”案件管理”と”訪問管理”の両方に「ステータス」「確度」を保有しています。

例えば、訪問後その案件のステータスが「相談」から「受注」になった、とします。
訪問予定のステータスを「受注」に変更。案件管理側のレコードも「相談」から「受注」へ変更とレコードを更新する必要があるのですが アプリを跨ぐことによって、「登録がメンドクサイ」「更新を忘れてしまう」など、作業漏れやミスにも繋がりかねます。

そこで、もう一つご紹介したいのが、この「アプリ間更新プラグイン」です。
このプラグインを利用することにより、”訪問管理”側のレコードのステータスを「相談」→「受注」に変更した際、案件管理側のステータスも「相談」→「受注」へ自動で更新することが可能になるプラグインです。

このプラグインは、「リクシェア for kintone」に投稿された、kintoneユーザーの”困った”から誕生したkintoneプラグインです。

リクシェア for kintoneとは

「Kintoneの“困った”を共有　　プラグインとして、その“困った”を解決」
ご利用に際して”困ったこと”は皆共通のはず。 ”困ったこと”をリクエスト【要望】としてシェア【共有】することで、ユーザーの”共感”をたくさん集めましょう。
その”共感”を私達開発ベンダーがプラグインとしてご提供し、皆様の課題を解決します。
リクシェア for kintone

kintoneアプリの完成

たった２つのアプリで案件の管理から訪問スケジュールの管理・訪問内容の情報共有を行うことができました。
訪問内容を共有することで、電話対応の品質向上や、顧客分析など、様々な管理や解析が可能となります。

kintoneの苦手なところは、kintoneプラグインでカバーする。
これがkintoneをうまく使いこなすコツではないでしょうか。

今回ご紹介したプラグインは全て無料試用期間がありますので、ぜひお気軽にお試しください。

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ご紹介したkintoneプラグインのダウンロードはこちらから

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