お客様名	大阪府作業療法士会
事業内容	大阪府民の医療保健福祉の増進、ならびに作業療法の学術発展・技能向上・普及振興に関する事業
導入した業務	会員情報や府士会活動の管理
URL	https://osaka-ot.jp/

大阪の作業療法の学術発展や技能向上などを目的に非営利活動を行っている大阪作業療法士会様に、導入の経緯や活用方法、導入後の効果についてお話を伺いました。

kintone導入のきっかけ（顧客課題）

会員管理や研修運営に関する情報管理が煩雑で、以下のような課題が顕在化していました。

• 情報の属人化
  誰に聞いたらその情報を入手できるか分からず、色んな人を経由して情報を入手しており、無駄なコミュニケーションが発生していた。
• 非効率な管理
  年間約100件の研修情報がローカル保存され、過去の情報を参照できないため、研修講師や依頼方法をイチから確認する必要があった。
• 集計の負担
  ほとんどが本業を持つ人のため、連絡にタイムラグが生じ、提出データのフォーマットもばらばらで、集計作業に時間がかかっていた。

こうした状況を改善するために、業務全体をデータとして一元管理できて、自分たちの課題に合わせて簡単に開発ができるkintoneを導入することに決めました。

導入してよかったこと（導入効果）

これらの課題を解決するだけでなく、ノベルワークスでは「誰もが簡単につかえること」と「開発後も担当者がメンテナンスできること」に留意したアプリ開発を行いました。 今回作成したアプリは、会員情報の管理と研修運営業務で利用する以下図の９つのアプリです。

研修データを一元管理したことで、延べ参加人数や費用対効果を簡単に把握できるようになったり、各自が必要な情報に直接アクセス可能になりました。その結果、メールのリレーやCC共有が減り、業務効率が大幅に向上。さらに、頻繁に寄せられていた同じ質問への対応としてマニュアルやお問合せスレッドで省力化も進みました。

kintoneは専門知識がなくても機能追加や設定変更が簡単に行えるため、システム部門がなくてもスムーズに運用できている点が大きな利点です。また、スマートフォン対応の使いやすいUIが現場での活用を促進し、フィードバックをすぐに反映できることで、利用者からも高い評価を得ています。

利用用途・工夫したポイント

kintoneのライトコースを利用していたため、標準機能だけで業務効率化を図りました。例えば、講師履歴を活動記録アプリだけでなく、人事マスタにも反映するため、講師アプリを別で作成して、アクションとルックアップを利用して関連付けを行いました。

また、他システムのデータを取り込むためのExcelテンプレートを作成し、数百件に及ぶ参加者/会費チェック業務を大幅に効率化しました。さらに、類似の業務にもこのアプリを複製して転用することで、同じ仕組みを活用し、効率的に運用できています。

今後のkintoneの活用について

現在は各部門の予算をすべて承認しているのですが、予算管理をデータ化して活動の力の入れ具合を可視化することで、予算配分などの運営判断の根拠をより明確にしたいと考えています。

また、現在はkintoneのライトコースを利用していますが、kintoneの便利さをより多くの人に理解してもらい、スタンダードコースへの移行に必要な予算を確保したいと考えています。そうすれば、会計管理や領収書管理をfreeeと連携させるといったさらなる効率化を図れると期待しています。

最後に（ノベルワークスへの感想）

最初のヒアリングで、具体化しきれていなかった要望を丁寧に聞き取り、イメージを形にしていただけた点がとても良かったです。また、プロの方に一気に作り切っていただく方法もあると思いますが、私たちが運用に習熟できるようサポートしながら進めていただけて、実際に使われるシステムを目指して考えて頂けてたのもありがたかったです。

記事公開日：2024年12月20日