保育士と保護者で作業をシェア！一か月かかっていた作業を丸ごと削減

千葉県千葉市にある社会福祉法人八越会ちどり保育園様にChobiit for kintoneを活用いただきました。
【規模】園児数(2024年12月現在)：110名（6クラス）、保育士：20名体制、業務内容：保育事業、地域子育て支援センターの運営、保育リスクマネジメント講演

ちどり保育園の保育士の皆さん

■ Chobiit for kintoneを導入した背景

保育園ではもともと保護者との園児情報更新・変更の連絡方法は全て紙で行っていました。
業務効率化のため、紙で管理していた情報をExcelに転記し、さらに数年後kintoneに移行しましたが、それでもまだ2つの課題を抱えていました。

課題①保護者：毎年度末提出が必要な4～5枚の書類に手書きするのが大変
　▶氏名・住所・電話番号など同じ情報を何度も記入することになる
　▶保護者の勤務先や同居人に変更がある場合、その都度紙で変更手続きを行う必要がある

課題②保育士：保護者から提出された書類を確認し、kintoneに新規登録や既存情報と相違ないかチェックするのが大変

この課題を解決するため、kintoneライセンスを持たないユーザーにも特定のアプリやレコードを共有できるサービス「Chobiit for kintone」を導入。これによりChobiitを介して保護者に直接データを登録・閲覧してもらえるようになりました。

kintoneライセンスを持たないユーザーも、Chobiitのアカウントを作成し、ログインするとkintoneユーザーが許可したデータにアクセスでき、
閲覧・修正が可能。

■ 導入効果

全ての情報をkintoneとChobiit内で共有

①保護者が情報を登録する時間が１/５に！
⇒従来、25分かけて4～5枚の書類に記入していたのが、スマホで5分程度に！

②保育士の入力内容確認作業がほぼ０分に！
⇒従来は、書類とkintoneデータの一致を1項目ずつ確認し、既存情報と相違ないかチェックまたは新規登録や変更をする作業に、1園児／30分かかっていました。これを他の業務の合間に行っていたため、全園児の情報を確認し終えるまで約1か月要していました。ですが、いまは保護者が変更した箇所についての通知を確認するだけになったので、「確認作業」としての工程がほぼ1つなくなったのです。

■ Chobiit導入をスムーズに行う為の工夫

・通知機能へのこだわり
保育士の業務効率化を一番に考え、保護者が園児の情報を変更した場合、その園児が在籍しているクラスの担任保育士全員へ通知が行くよう何度もテストされたそうです。

・保護者への説明
事前に詳細な「利用マニュアル」を作成し、保護者へ配布してから運用を開始した。非常にしっかり作りこまれていたため、導入開始して3年経過した今も一度も問い合わせはないそうです。

公開日　2024年12月25日