計測機器や分析機器の製造・販売をされている株式会社堀場製作所様の、調達戦略部の小阪さまと宇佐見さま、生産管理部の水谷さまに、kintoneとChobiit導入の経緯や活用方法、導入後の効果についてお話を伺いました。

kintone導入のきっかけ（顧客課題）

当部署では、数百社の協力会社から資材を調達・管理しています。それに伴う、発注業務、納期管理、品質対応というような業務のなかで以下の課題を抱えていました。

1. フォーマットやファイル形式が統一されておらず非効率
   協力会社から提出される見積書は、PDFやExcelなど、会社ごとにフォーマットやファイル形式、レイアウト、フォント、文字サイズ、項目の並び順が異なります。そのため、内容を統一的に比較するのが難しく、作業効率に大きな課題が生じていました。
   

2. 担当者がデータを１つ１つ基幹システムに入力する手間
   協力会社との連絡は各担当者が個別に対応しており、データは一旦担当者のパソコンに保存されていました。その後、使用するデータのみを基幹システムに手動で入力する必要があり、この作業に大きな手間がかかっていました。
   

3. 複数の連絡ツール使用による情報の分散と不足
   連絡手段は電話、メール、FAXなど複数のツールに分かれていました。また、意思決定の判断材料となる協力会社とのやり取りは基幹システムに保管されておらず、情報の引継ぎや振り返りが十分に行えない状況でした。
   

4. リアルタイムのデータ蓄積・分析ができない
   各担当者がそれぞれのタイミングでデータを基幹システムに入力していたため、情報の蓄積や分析をタイムリーに行うことができませんでした。

 そこで、富士フイルムビジネスイノベーションジャパン様の支援を受けながら、業務効率化ツールの導入を検討し始めました。
しかし、弊社のセキュリティ要件を満たすシステムがなかなか見つからず、複数のプラグインを検証しました。その結果、Chobiitにカスタマイズを加え、kintoneと連携することで要件を満たせることが判明し、導入を決定しました。

kintone導入してよかったこと（導入効果）

1. フォーマット統一により視認性が上がった
   数百社分のデータを統一フォーマットで管理できるようになり、作業効率が向上しました。
   

2. 担当者以外の社員がフォローできるため、協力会社へのレスポンスが早くなった
   導入前は基幹システムに保管されていなかった意思決定のプロセスや判断材料となる協力会社とのやり取りがkintoneに蓄積され、担当者以外の社員でもフォロー可能となったことで、協力会社への対応速度が向上しました。
   

3. 転記ミスの削減
   手入力による転記ミスは、kintoneに入力されたデータをそのまま反映することで解消されました。
   

4. データの一極集中およびリアルタイム管理が実現
   協力会社数百社の情報がChobiitを通じてkintoneにリアルタイムで蓄積され、関連レコードを参照することで、1つのレコードで簡単に情報を確認・比較できるようになり、データ分析に向けた業務効率が向上しました。
   

5. 情報を一括管理できるので探しやすい
   導入前は、協力会社との過去の情報がメールやメモ帳など個人的に管理されていました。導入後は、すべての情報がkintoneに集約されたことで、業務をよりスムーズに進められるようになりました。

6. 社員がＤＸに興味を持ち始めた
   他の社員から「もっとこういうことしたいよね。」と業務をより良くするための意見や要望が積極的に出るようになりました。
   会話の中で専門用語が飛び交い、ノーコードツールへの関心が高まるなど、ポジティブな動きが増えてきたと感じています。
   今後、購買部門におけるソフトウェア人材が必要となると考えているため、kintoneなどのノーコードツールを展開することにより、「DX」に取り組みやすくなるキッカケになると考えています。

最後に

我々の要求仕様は複雑であり、セキュリティについても一般的に高い基準が求められましたが、これらを確実にクリアいただけたことに対して、大きな信頼を抱いています。
業務面では、1つの業務フロー内に複数のパターンが絡み合っており、柔軟な対応が求められました。これに対し、自社でのカスタマイズが可能な柔軟な解決策を提供いただけたことを非常に感謝しています。
加えて、個別のカスタマイズについても、ノベルワークス様には十分にご対応いただけたと感じています。

担当者のコメント

単なる業務効率化にとどまらず、現場の皆様に“DXを自分ごと化”していただけたことは、何よりも喜ばしい成果です。
今後もさらなる業務改善やデータ活用に向けて、引き続きご支援させていただければ幸いです