大阪府 健康医療部 健康医療総務課 様では、災害発生時に被災地へDHEAT及び保健師等チームを派遣し、被災地の保健所等への支援や、被災者の健康管理や支援ニーズの把握を行っています。
令和6年1月に発生した能登半島地震での支援経験をきっかけに、これまで紙ベースで行っていた被災者の健康状況管理をkintoneでシステム化しました。
今回は、導入の背景や現場での工夫、そして今後の展望についてお話を伺いました。

kintone導入のきっかけ(顧客課題)

令和6年1月に発生した能登半島地震での支援活動が、今回のシステム導入の直接的なきっかけとなりました。
被災地では、被災者の健康状況や支援ニーズをすべて紙ベースの調査票で管理していましたが、数日ごとに交代する支援チーム間で、紙の記録を使った確実な引き継ぎを行うのは非常に困難でした。

また、被災自治体、支援チームの間で情報が共有されにくいだけでなく、新しく相談を受けるたびに過去の記録を探すのに膨大な時間がかかり、結果的に同じ被災者の相談記録が何枚も作成されてしまうという事態も発生していました。
一部の自治体では紙の記録を後からExcelに打ち直して管理していましたが、その作業にも多大な労力がかかっていました。
これらの課題から、被災自治体と応援派遣団体が情報を共有でき、支援を必要とする被災者の情報を効率的に収集・管理できる仕組みの構築が急務となっていました。

導入してよかったこと(導入効果)

システム化したことで、要支援者が一覧化され、継続的なフォローが必要な方を関係者間でリアルタイムに共有できるようになりました。

これまでは会議等での報告ベースでしか状況を把握できませんでしたが、被災自治体や大阪府がシステムにアクセスするだけで「今、どこに、どれぐらいの要支援者がいるのか」を即座に把握できるようになりました。
これにより、現場の支援チーム個別の判断に依存するのではなく、自治体として「どの地域に重点的に人員を配置すべきか」といった全体最適を見据えた支援調整が可能になり、導入前に抱えていた情報共有の課題は大きく解決へと近づいています。

利用用途・工夫したポイント

直感的に操作できる導線設計

本システムでは、kintoneに加えて「フォームブリッジ（入力用）」と「kViewer（閲覧・検索用）」を連携させています。
ITに不慣れな支援者でも迷わず操作できるよう、健康相談や避難者調査票などの「入力用リンク」と「閲覧用リンク」を1つのポータル画面に集約し、そこからすべての画面へ遷移できるわかりやすい動線作りにこだわりました。

現場の入力負担を軽減

紙ベースの時は毎回同じ人の氏名や住所を繰り返し記入する必要がありましたが、システムでは一度登録した基本情報を引き継ぎ、2回目以降は「健康相談内容」のみを追加記録していく仕組みにしました。
これにより、入力する側と相談を受ける被災者双方の負担軽減を実現しています。

セキュリティと権限管理の徹底

健康相談の記録には、被災者の要配慮個人情報が多数含まれます。
そのため、kintoneのログイン認証機能を活用し、「必要な人だけが必要な情報にアクセスできる」厳格な設計を重視しました。

今後のkintoneの活用について

今後は、実際の災害対応や災害を想定した実践的な研修の中でシステムを運用し、その結果を踏まえて入力項目や画面構成、検索条件、帳票の内容などをさらにブラッシュアップし、より現場で使いやすいシステムへと改善していく予定です。

また、将来的には入力されたデータをもとに「支援優先度の高い被災者」を自動で抽出する機能や、「要継続フォロー」となっているのに一定期間記録がないケースに対して警告（アラート）を出して注意を促す機能など、現場の負担を増やさずに人の判断の漏れをサポートしてくれるようなIT技術の導入も視野に入れています。

最後に(弊社への感想)

ノベルワークスさんに依頼して最も良かった点は、「アプリ作成の圧倒的なスピード」です。
私たちが実際の災害現場での動きや要件を説明した後、すぐに「こんな感じのシステムでしょうか」と完成度の高いシステムのたたき台を作って見せてくれました。
早い段階で実際の画面を見ながらイメージをすり合わせることができたため、非常に助かりました。

ノベルワークス担当者のコメント

大阪府様の「災害現場をITで支えたい」という想いに応えるべく、スピード感と現場の操作性を最優先に構築しました。
能登での課題を伺い即座にプロトタイプを作成したことで、具体的な運用イメージを早期に共有できたことが成功の鍵でした。
今後も職員様が迷わず業務に専念できるよう、改善を全力で支援いたします。