お客様プロフィール

公益社団法人 医療系大学間共用試験実施評価機構　情報管理部 長島 正 様

医学部・歯学部の学生が臨床実習に進む前に、その能力を確認するために実施される「共用試験」を統括する。日本の医療教育の質を担保する重要な役割を担っており、厚生労働省とも深く連携した公的活動を行っている。

背景と課題：GaroonとMicrosoft 365、2つのスケジュールの「分断」

当機構では、以前からサイボウズ社の「Garoon（ガルーン）」を組織内のスケジュール管理の核として活用してきました。会議の予定から休暇の申請まで、すべての業務がGaroonを中心に回っている状況でした。

一方で、コロナ禍を経てウェブ会議が定着し、外部ベンダーとの打ち合わせやチャットコミュニケーションには「Microsoft 365（Teams/Outlook）」の利用が標準化されました。ここで大きな課題となったのが、スケジュールの二重管理です。

1. 入力の手間と転記ミス：Microsoft 365で設定した会議をGaroonに手動で入れ直す必要があり、事務作業の負担が増大。

2. ダブルブッキングのリスク：複数のカレンダー（Garoon、Microsoft 365、個人のGoogleカレンダー等）をスマホで並行して確認せざるを得ず、正確な空き時間の把握が困難になっていました。

「情報管理の立場として、このバラバラになったスケジュールをなんとか一本化し、管理の難易度を下げたいと考えていました」と長島様は振り返ります。

選定の理由：スモールスタートが可能な「導入のしやすさ」

連携ツールの検討にあたり、長島様が重視したのは「コスト感」と「設定の容易さ」と「双方向の連携」でした。

• 5名からのスモールスタート：
  「他社製品とも比較しましたが、ガル助は5名という少人数から始められ、コスト的にも非常に安価。まずは必要なメンバーから試してみるという『スモールスタート』が可能だったのが大きな決め手でした」

• 双方向の連携：
  片方向の同期ではなく、GaroonとMicrosoft 365が互いに同期し合える機能性を評価。

• 初期設定の分かりやすさ：
  IT専門の職種ではない長島様にとって、マニュアルの充実度は重要でした。「ステップごとに整理されたマニュアルが非常に丁寧で、ワンステップずつ進めていくことで、迷うことなく設定を完了させることができました」

導入効果：ほぼ「リアルタイム」な同期がもたらす安心感

ガル助を導入したことで、GaroonとMicrosoft 365のスケジュールは劇的に統合されました。

1. タイムラグのない同期スピード

「一番驚いたのは、同期の速さです。ほぼリアルタイム、体感では1分以内に反映されます。Garoonで予定を変えたら、すぐにMicrosoft 365側の予定も変わっている。この信頼性は非常に高いと感じています」

（※ガル助は、リアルタイムで予定の連携を行います）

2. 会議室情報の連携

Garoon上の施設（会議室）予約情報も連携されるため、場所を含めた正確なスケジュール管理が可能になりました。

3. デバイスを問わないスケジュール確認

スマホの標準カレンダーアプリ等を通じて、外出先でもGaroonの予定を含めた「最新の自分」のスケジュールを確認できるようになり、管理のストレスが解消されました。

（※Garoonアプリからの予定操作はガル助では連携対象外です）

今後の展望：さらなる活用と運用の最適化

現在は情報管理部を中心にスモールスタートでの運用ですが、設定の工夫や仕様の理解を進めながら、よりスムーズな運用を目指しています。

「私自身、大学教員を経て現在の情報管理の職に就いていますが、組織の情報を守りつつ、いかに効率化できるかを常に考えています。ガル助のようなツールを活用し、本来の目的である『適正な試験運営のサポート』に、より多くの時間を割ける環境を整えていきたいですね」