３空港（関西国際空港・大阪国際空港・神戸空港）内の店舗運営の業務改善で、kintoneを導入した関西エアポートリテールサービス様に、導入の経緯や活用方法、導入後の効果についてお話を伺いました。

kintone導入のきっかけ（顧客課題）

従来は、お客様からの声を案件管理システムで、従業員からの要望をエクセルで管理するなど、複数のツールに分散してデータを管理していました。このため、データの確認や管理に手間と時間がかかり、効率的な運用が難しい状況でした。

また、業務の属人化により管理者がフォローしづらく、部署間の情報共有も十分に行えないという課題がありました。特に、お客様のクレーム対応では、商品の交換など即時対応が求められる場面でも、関係部署への連携をメールで行う手間が発生し、スムーズな対応が妨げられていました。

そこで、システムやエクセル、メールといった複数のツールを介さず、1つのシステムで部署間を超えた共有と連携を実現し、現場の業務に最適な仕組みを構築できるツールとして、kintoneの導入を決断しました。

導入してよかったこと（導入効果）

• データの一元化と共有性の向上
  データがkintoneで一元管理されることで、エクセルのようにファイルが重くなったり、間違って上書きされることがなくなりました。さらに、情報がリアルタイムでスムーズに共有できるようになり、全スタッフが必要なデータにすぐにアクセスできる環境が整いました。

• 通知機能やプロセス管理による連携
  差し戻しや追加質問、起案時の連絡がkintoneで自動的に関係者に伝達できるようになったため、わざわざメールで連絡やフォローする必要もなくなりました。その結果、連絡の遅れや見逃しが解消され、業務連携がスムーズになりました。

• 進捗状況の可視化
  進捗状況がレコード一覧で全体的に把握できるようになり、どの部署で作業が停滞しているのか、なぜ進捗遅れが発生しているのか、を特定できるようになりました。その結果、進捗確認や問題解決にかかる手間が大幅に削減されました。

• データの検索性と活用性の向上
  一元管理することで必要な情報の検索先はkintoneだけになったことで探し出すのが容易になり、データ確認にかかる手間が大幅に軽減されました。また、全てのデータをまとめてグラフ化して視覚的に把握できるため、分析や報告が効率的に行えるようになりました。

こういった改善により、月124時間かかっていた案件管理に関わる作業時間が53時間に短縮され、年間で約850時間の作業時間削減を実現しました。これにより、他の業務に時間や人手を充てられるようになり、業務全体の効率化がさらに進んでいます。

お気に入りポイント

kintoneの標準の「コメント機能」はとても役に立っています。エクセルではメールで連絡する際に「何行目のどのデータか」も伝えなければならなかったですが、kintoneではコメントを入力するだけで、そのページに直接アクセスしてもらうことができるため、余計な説明やURLなどの貼り付けが不要になります。

また、Ribbit’s worksさんの「一覧高速検索＆絞り込みプラグイン」は、一覧画面の検索ボックスに文字を入力した瞬間に条件に一致するレコードが表示されるので、とても使いやすいです。

今後のkintoneの活用方法について

今回の業務以外にも、各店舗での日報・機器の棚卸し・研修関連など、エクセルで管理している業務が多いので、kintoneで業務効率化を図っていきたいです。また、今後は自分たちでアプリを作成できるよう内製化していくことで、現場に則したkintone開発を実現し、業務改善を進めていくつもりです。

最後に

ノベルワークスさんに今回のkintone開発をサポートをいただけなかったら、今の運用は実現できていなかったと思います。運用開始してからも継続的にサポートしていただき、大変助かっています。「こうしたい」と相談した際のレスポンスも早く、何でも快く対応していただける協力的な姿勢が非常に心強かったです。これからも引き続きよろしくお願いいたします。

ノベルワークス担当者のコメント
お客様自身で改善に取り組もうとする姿勢がとても印象的でした。そのため、私の開発支援に対しても、とても協力的でスムーズに進めることができました。kintoneを活用することでどの業務が改善できるかをしっかりと考えておられ、既に今後の改善候補も多く挙げていただいているので、社内での業務改善の流れは着実に進んでいくと思います。