里親・里子・希望者の膨大な情報をkintoneで一元管理。迅速な情報共有とデータ分析により、きめ細やかな支援へ。

里親の啓発から委託後の支援まで、包括的な里親支援を行う児童福祉施設である松江赤十字乳児院里親家庭サポートセンターてのひら様。
里親支援に関する膨大なデータを関連付けて管理し、きめ細やかな支援に活かすため、kintoneを導入されました。
導入の背景や具体的な活用方法、導入後の効果についてお話を伺いました。

kintone導入のきっかけ(顧客課題)

開設前から、里親支援に関する膨大なデータを管理し、それに基づいた細やかな支援を行うためのシステム導入を検討していました。

具体的には、「里親の基本情報」「里子の基本情報」「委託の情報」「里親希望者の状況」といった、日々増えていく多様な情報をすべて関連付けて管理したいという強い要望がありました。

もしシステムがなければ、紙やExcelでの管理となり、里親情報と子どもの情報がリンクせず、情報を探すのに手間がかかるなど、非常に非効率になることが予想されました。
里親の情報と子どもの情報は、関連付けることで初めて意味を持つ部分が多く、それらが分離していると業務が成り立たないため、関連付けた形での運用が必要不可欠でした。

導入してよかったこと(導入効果)

必要な情報を速やかに正確に把握

kintone導入により、職員全員が、里親・里子の情報、委託状況など、必要な情報を速やかに正確に把握できるようになりました。

以前は担当者が個別にExcelで管理していた研修参加履歴などもkintoneで一元管理できるようになったため、共有もスムーズになりました。

里親希望者の進捗管理が容易になり、対応がスムーズになった

里親希望者について、登録までの進捗状況（例：問い合わせのみ、研修終了後未申請など）をkintoneで正確に把握できるようになりました。

これにより、「次は研修どうですか」「申請書を出しましょう」といった、個人ごとに必要な次のステップへの声がけがスムーズに行えるようになった点は、大きな効果だと感じています。

データ分析による現状把握と戦略策定

市町村別や里親の種類別でのデータの抽出や件数把握が容易になり、現状把握に役立っています。

これまで難しかった市町村別・年齢別などの分析が可能になり、データに基づいた支援や現状分析ができるようになりました。
今後は、希望者アプリに蓄積している「里親になろうと思ったきっかけ」のデータを分析し、今後の広報活動の戦略策定にも活かしていきたいと考えています。

利用用途・工夫したポイント

「里親」「希望者」「支援記録」アプリで情報を整理・連携

「里親登録者」アプリと「里親希望者」アプリを分けて管理しています。
「里親」アプリでは基本情報や研修履歴などを、「希望者」アプリでは登録までの進捗状況や、「里親になろうと思ったきっかけ」（HP、SNSなど）を記録できるようにしました。

最も活用しているのは「支援記録」アプリです。
入力負担を減らすため、里親名や児童名などをルックアップ機能で関連アプリから取得できるようにしました。
また、記録区分や種別（電話、訪問、情報共有など）は選択式にし、記録欄はあえてシンプルな自由記述（タイトル・内容・ファイル添付）とすることで、多様な記録に柔軟に対応できるように工夫しました。

職員自身が業務に合わせて柔軟にカスタマイズ

導入後も、業務の実態に合わせて職員自身で項目を随時追加・変更しています。

また、一覧機能も頻繁に活用しており、地区ごとや更新対象者など、必要な条件を保存してすぐにデータを確認できるようにしています。
一覧の表示項目も、電話番号や住所を優先するなど、業務で使いやすいように自由に変更できる点が便利です。

今後のkintoneの活用について

今後は、県や児童相談所、施設といった他機関との情報共有にもkintoneを活用していきたいと考えています。

例えば、里親の基本情報（登録情報）や委託情報、支援記録などを、児相や施設の相談員もkintoneに直接入力・共有できれば、非常に効率的になり、支援の質が一層向上すると期待しています。
実現には、セキュリティ（アクセス権限、IP制限など）や、県との連携を含めた運用ルールの確立が課題ですが、条件が整えばぜひ実行していきたいです。

また、今後、組織体制が拡大（人員増）した際には、コミュニケーションツールやスケジュール管理など、kintoneの活用範囲をさらに広げていきたいと考えています。

最後に(弊社への感想)

営業段階から複数回の打合せを通して、開発の流れや費用、システムの安全性などを丁寧に説明していただけました。

開発担当者の方には、こちらの要望をシステムで実現したいという姿勢で丁寧に聞き取りしていただき、知識のない私たちにも分かりやすく親切に対応していただけました。
「こんなこと話していいかな」と思うような細かな困り事も話しやすい雰囲気で聞いてもらい、高い技術力・ノウハウのもと適切に対応していただけたと感じています。
県からのデータ移行も、丁寧な指導のおかげでスムーズに行えました。

同様の支援機関での開発実績が数多くあることが、ノベルワークスさんにお願いする決め手となりました。
また、kintoneによる開発は、安価かつ短期間で導入でき、完成後も自分たちでカスタマイズできる点や、セキュリティの高さも魅力でした。

開発期間終了後も、困ったことがあると問い合わせて対応していただけるので、非常に安心感があります。

ノベルワークス担当者のコメント

開設前のゼロベースから「必要な機能は何か」を深く掘り下げ、解決したい課題を明確にお伝えいただけたことで、私たちも開発の方向性を定めやすくなり、大変助けになりました。

開発中、業務イメージが固まっていない部分については、都度質問をぶつけてくださり、私たちも持っている情報をしっかりお伝えする密な連携が取れました。

導入後も、お客様が積極的に機能を活用し、ご自身たちで使いやすく改善されていると伺い、大変嬉しく思っています。今後ますますシステムを使いこなし、さらなる業務改善につながると確信しています。