株式会社川商様は、大阪府を中心にサービス付き高齢者向け住宅や訪問看護ステーションなど、多岐にわたる介護・福祉事業を展開されています。

「業務効率化により生まれた時間を、利用者様へのレクリエーションや職員の休憩時間に還元したい」という想いのもと、kintoneを活用した業務改善に取り組まれました。

旧システムの属人化やブラックボックス化という課題を乗り越え、どのようにして「自社でコントロールできるシステム」へと変革を遂げたのか、専務取締役の川畑様にお話を伺いました。

kintone導入のきっかけ(顧客課題)

ベンダー主導で「ブラックボックス化」した旧システムからの脱却

導入以前、弊社では外部のシステム担当者にシステムの設計・管理を一任していました。
その結果、社内に仕組みを理解できる人間がおらず、システムが完全に「ブラックボックス化」してしまっていました。
改修を依頼しても「できない」と断られることが多く、ベンダー主導のペースでしか物事が進まない状況に、強い危機感を抱いていました。

また、他社からは「ゼロからの作り直し」を提案されることが多かったのですが、いきなり全く新しいシステムに移行することは、現場の職員のITリテラシーを考慮するとリスクが高すぎると感じていました。
「現場が使いこなせない」「定着しない」という事態を避けるため、既存の運用を尊重しつつ、段階的に移行できるパートナーを探していたのです。

導入してよかったこと(導入効果)

kintone×基幹システム連携で、コスト削減と業務スピード向上を実現

最大の効果は、システム構成の最適化による業務効率の向上とコスト削減です。
柔軟な対応が求められるフロント業務（入居者管理や日報など）には「kintone」を、厳密な管理が必要な金銭周りの業務（販売管理）には基幹システム「PCAクラウド 商魂」を採用しました。
この2つをプラグインやAPIで連携させることで、それぞれの強みを活かした運用が可能になりました。

具体的な導入効果は以下の通りです。

情報へのアクセスがスムーズに

これまでは旧システムやExcelに散在していた情報が、kintoneのポータル画面に集約されました。
「ここを見れば全ての情報にアクセスできる」という導線が整理されたことで、欲しい情報へ瞬時にたどり着けるようになりました。

業務スピードの向上

連携の自動化や画面遷移のスムーズさにより、体感的な業務スピードが格段に上がりました。

ストレスフリーな開発体制

以前のような「ベンダー待ち」の時間はなくなりました。
開発担当者のレスポンスが非常に早く、現場からの要望に対しても円滑にプロジェクトが進んでいます。

利用用途・工夫したポイント

現場の「使いやすさ」を最優先したポータルと段階的な移行

1. 情報の一元管理を実現するポータル画面

kintoneのトップ画面（ポータル）を業務の入り口として整備しました。
入居者管理、施設管理、事故報告など、現場スタッフが頻繁に利用するアプリへのアクセスを集約。
複数のシステムを行き来する手間を省き、迷わず業務に着手できる環境を構築しました。

2. 現場のリテラシーに合わせた「移設」アプローチ

「理想的なシステム」を最初から押し付けるのではなく、現場スタッフが違和感なく使えることを重視しました。
旧システムからの急激な変化を避け、まずは既存の業務フローをkintone上で再現（移設）するところからスタート。
これにより、ITに不慣れな職員でもスムーズに新しいシステムを受け入れることができ、高い定着率を実現しています。

今後のkintoneの活用について

データの「入力」から「活用」へ。リスクヘッジと経営判断への応用

これまではデータの蓄積がメインでしたが、今後は蓄積されたデータを経営や現場改善に活かすフェーズに入りたいと考えています。
例えば、コストや備品使用量などの数値を分析し、エリアマネージャーや施設長が「数字に基づいた会話」ができる組織を目指します。

また、苦情や事故報告などの困難事例を、本社だけでなく各現場間でリアルタイムに共有する仕組みも強化します。
ナレッジを共有することで同様のトラブルを未然に防ぎ、入居者様・職員双方にとっての損失（時間やコスト）を削減していく方針です。
将来的には、IoT（バイタル自動測定）やAI（ボイスレコーダーによる自動記録）なども取り入れ、職員の負担をさらに軽減していきたいですね。

最後に(弊社への感想)

ノベルワークスさんを選んだ決め手は、私たちの課題に対する「理解力」と「粘り強さ」です。
他社がシステムの刷新を提案する中、ノベルワークスさんだけが「現場のリテラシーを考慮した段階的な移行」の重要性を理解してくれました。
開発フェーズにおいても、現場からの要望に粘り強く対応していただき、チャットでのレスポンスも非常に早く信頼しています。
社内のITリテラシーが向上した暁には、ノベルワークスさんとの協業で、さらに大きな化学反応が生まれることを期待しています。

ノベルワークス担当者のコメント

旧システムから、川商様自身がシステムを理解し、運用できる形へ移行できたことを何より嬉しく思っています。

既存の運用を尊重しながら kintone と基幹の役割を整理し、最小負荷で最大効果を出せる構成を目指しました。

運用が前に進むにつれ、現場から改善提案が上がるようになったことは大きな変化です。

「ベンダーに依存するシステム」から 「自社の判断で育てていける基盤」へ。

まさにその第一歩をご一緒できたと感じています。

今後は入力データの活用・分析、ナレッジ共有、AI連携など、さらなる発展の余地があります。

川商様と共に次の成長フェーズへ進めることを楽しみにしています。