kintone で記録とマスタ情報を一元化！現場の工夫で質の向上と業務改善を実現

ヤンマーシンビオシス株式会社の健康・サポート室は、医療・福祉等の資格を持つ専門職が在籍する部門です。
障がいのある社員や各部署への助言、外部関係機関との連携を行いながら、誰もが安心して働き続けられる環境づくりを専門的な視点から支えています。
同部署では、これまで複数のツールに分散していた社員の関わり記録やマスタ情報をkintoneに一元化しました。
システムの導入背景や、日々の業務における具体的な活用効果、そして今後の展望について、健康・サポート室の川島様にお話を伺いました。

kintone導入のきっかけ(顧客課題)

以前は、関係機関などの管理（マスタ系）と、関わりの記録や会議録（記録系）を複数のツールで運用していました。ツール間で一部連携できるものもありましたが、連携範囲が限定的で、結果として入力の手間や二重管理が発生していました。

特に、関わりを入力する記録フォームとマスタ情報を紐付けることができず、過去の記録が探しづらいことや、記録作成時に対象となる社員を探す手間があるなど、検索性・視認性の低さが大きな課題となっていました。
その結果、情報を十分に活用できない状態でした。
また、これらのツールの作成や保守が、部署内の一部のスキルを持った社員に属人化していた点も、不安要素となっていました。

導入してよかったこと(導入効果)

kintoneを導入し、情報とツールの一元管理が可能になったことで、直感的かつ効率的な運用を実現しました。
マスタ情報と記録・議事録が紐付くようになり、検索機能も強化されたことで、過去の記録の確認や記録作成にかかる手間は、大幅に削減されています。
ITに不慣れな社員でも、kintoneという一つのツールに統合されたことで操作習得の負担が軽減され、運用の平準化にもつながりました。

記録フォーマットについては、従来の自由記載から、フォーカスを特定し、データ・アクション・レスポンスを記載する「フォーカスチャーティング」の考え方を取り入れ、視点を統一した様式へと変更しました。
自由記載に慣れていたため書きづらさを感じる社員もいましたが、「記録の型」を意識することで、事前に頭の中を整理してから記録を作成するプロセスが定着しました。
記録者の行動背景や考えが別枠で可視化されるようになり、次にどのような関わりを行うべきかを考える力の向上にもつながるなど、スキルアップにも直結しています。

利用用途・工夫したポイント

拠点別や状態別など、目的に応じた一覧をあらかじめ複数作成しています。
都度絞り込みを設定する手間がなく、必要な情報をワンクリックで表示できるため、状況把握のスピードが格段に向上しました。

また、記録入力時に過去の経緯が自然と目に入るよう、画面レイアウトの調整を行いました。
これにより、過去の記録を踏まえた質の高い記録作成を支援しています。

さらに、記録の中にタスクが含まれている場合には、指定日を入力するだけで通知が飛ぶ仕組みを構築しました。
これにより、これまで別のスケジュール管理ツールへ入力していた手間が解消され、タスクの漏れ防止と心理的負担の軽減につながっています。

軽微な修正や項目追加については現場で迅速に対応できるため、常に実態に即した形へとシステムを改善し続けられる点も便利に感じています。

今後のkintoneの活用について

今後は、kintoneに蓄積される各種情報を数値化・グラフ化し、意思決定の際に有効となる情報を整理・可視化できる仕組みを構築していきたいと考えています。
例えば、見学や実習に来られた方の紹介元の傾向などを分析し、より効果的なアプローチの検討に役立てる予定です。

また将来的には、kintoneとAIを連携させ、各職種の社員がそれぞれの視点から気になることを質問でき、過去の記録から必要な情報を引き出せる「ナレッジ集」のような仕組みの構築も考えています。
こうした環境を整えることで、業務の効率化や教育支援の強化につなげるとともに、職種ごとの視点の違いによる認識のずれを減らし、よりスムーズな情報共有を目指したいと考えています。

最後に(弊社への感想)

他ツールとkintoneのどちらを導入するか最後まで悩みましたが、ノベルワークスさんは両方の比較を丁寧に行っていただき、専門用語を避けながら私たちの理解度に合わせて説明してくださったことで、安心して任せられると感じたことが決め手となりました。

実際の構築段階で、「自分でも各種設定を進めてみたい」と提案した際、担当の田原さんから「失敗しても僕が修正するので大丈夫ですよ」と声をかけていただきました。
その一言がとても心強く、思い切って設定作業に取り組むことができました。
この経験を通じて保守に関する知識も身につき、今後も自分たちでシステムを作っていきたいという愛着を持つことができました。

ノベルワークス担当者のコメント

ヤンマーシンビオシス様の環境づくりを支援でき大変嬉しく思います。
今回、川島様ご自身が「自分で設定を進めたい」と主体的に取り組まれたことがとても印象的でした。
ご自身で手を動かしシステムに愛着を持っていただけたことは、開発担当として大きな喜びです。
データ分析やAI活用などの今後の進化に向け、引き続き全力でサポートいたします。