【kintone】キン助でkintone×Googleカレンダーを双方向連携！運用事例をご紹介【プラグイン活用法#4】

今回は「キン助　kintone × Google カレンダー双方向連携プラグイン」についての記事となります！

名前の通りkintoneとGoogleカレンダーを連携できるのは分かるけれど………
「キン助を導入すると、どう便利になるの？」
「kintoneとGoogleカレンダーを連携するメリットとは？」
そんな"運用イメージ"について、ご相談いただくことがあります！

この記事では、みなさまの疑問にお答えすべく、キン助の具体的な運用事例をご紹介していきます！

この記事でわかること

• キン助の具体的な運用イメージ

• より便利に活用するための設定方法

キン助ってどんなサービス？

キン助は、kintoneとGoogleのカレンダーを双方向に連携するプラグインです。

kintoneアプリに開始や終了日時のフィールド、件名用のフィールドなどを配置し kintoneレコードとGoogleカレンダーの予定を連携させる機能となります✨

一体どのように便利になるのか？

kintoneを利用していると、Googleカレンダーに登録している予定単位でレコードを登録したいシーンに直面する方、決して少なくないのではないでしょうか。

例えば、以下の様なケースです。

• 営業の商談履歴

• 人事の採用面談管理

• 社内の打ち合わせ議事録

• 客先訪問履歴

• 日報

何日何時何分から何時何分まで、というような内容を kintoneにいちいち手入力で転記するのは地味に面倒ですよね。

そこで！キン助を導入すると
Googleカレンダーの予定がkintoneレコードとして作成されるので
作業の簡易化を実現＆レコードの作成と入力漏れを防ぐことができます✨

運用事例

実は当記事の執筆者も、キン助を社内kintone環境に導入し愛用しております。
この記事では、実際に私が運用しているアプリの構成と設定をご紹介いたします！

キン助を利用したいと思ったきっかけ

私は自社製品のオンライン製品案内を担当しています。
そこで「誰と」「どの製品について」「どのような対応をし」「どんな反応があったのか」を 記録として残しています。

▼アプリの構成はこんな感じです！

このようにデータに残す目的としては、以下の通りです。

• 対応内容について不備や改善点がないか上長がチェックする。

• 別の担当者が問い合わせなどの応対時に、過去の打ち合わせでどのような会話が発生したのか把握ができる。

• オンライン対応を実施したユーザー様が実際に製品のトライアルに至ったか、契約に繋がったのか、なども併せて記録することで、今後のチーム方針を検討する材料として活かすことができる。

ただし、一からこの項目を埋めるのは地味～～～に大変です。
社内向けアプリなので当日に作成せず、後日対応になることも…
後回しにするとそもそもレコード作成自体を忘れてしまいそうになります。

そこでこの「オンライン対応履歴アプリ」にキン助を導入してみることにしました🙌

ポイント①：カレンダーの一部の予定だけを連携したい…！

▼困りごとが発生

社内でGoogleカレンダーを利用していますが
社内会議から顧客打ち合わせまで、すべてひとつのカレンダーに予定を入れています。

連携先は「オンライン対応履歴アプリ」。オンライン対応をした予定だけを登録したい…
でも、カレンダーは他の社員にも共有しているので
カレンダーを分けると他の人がオンライン対応予定を把握できなくなってしまう…！

▼解決方法

そこで私は、導入相談アプリ連携用カレンダーを作成し運用で対処することにしました！
※キン助は連携するカレンダーを選択することができます。

▼運用方法

①打ち合わせの日程が決まったら、いつも通りGoogleのデフォルトカレンダーに予定を作成

②予定の「…」マークから、キン助と連携しているカレンダーにコピー

予定が重複していて一見すっきりしていないように感じる方もいるかもしれません。
でも個人的には、目立つ色にすることで、顧客対応が何件あるのかパッとわかって気合が入るのと 前日にコピー漏れがないか含め、明日の予定を必ず振り返る確認するクセがついたので この運用、悪くないぞ！！と思っています。

③「導入相談アプリカレンダー」に予定作成されたため、kintoneにレコードが連携される

これでお困りごとは解消しました。
最初は少し手間に感じるかな？と思っていましたが kintoneのアクション機能のような感覚で使っているので特に気になりません！
顧客関連の予定は一度作成したら変更する機会はかなり限られているため 私にはこの運用方法がマッチしていました。

他にも、一旦全て予定をkintoneへ連携させて、kintoneの一覧画面の絞り込み条件で 一覧に表示させるレコード・させないレコードを制御する方法もありますね。

ポイント②：記入が完了したら、上長に通知をしたい！

▼またもやお困りごと

このアプリ、、、レコード追加時に、社長へ通知が飛んでいる！！！
これではGoogleで予定作成⇒kintoneにレコード追加されたタイミングで通知が飛んでしまう😨
レコードの内容はまだ空っぽなのに！！！このままではダメ絶対！

▼解決方法

①プロセス管理の導入
そこで私は、kintoneの標準機能であるプロセス管理を導入しました💪
フローは非常に単純です。

設定のポイントは「作業者＝作成者」にすること。
そしてキン助の設定画面で「連携アカウントを選択するフィールド＝作成者」にすること。（以下参照）
この設定をすることで、レコード作成者に自分のkintoneユーザーが自動セットされプロセス管理者の作業者になります。

②通知の再設定
「レコード追加のタイミングで通知」から プロセス管理のステータスが「公開済み」になったら通知されるようにしました👍

▼運用方法

①キン助に連携しているGoogleカレンダーに作成します
※私の運用の場合はデフォルトカレンダーからコピーします。

②kintoneアプリにレコードが作成されます。
解決方法で紹介した設定により以下が自動セットされています。

作業者にセットされていることで、ポータルの未処理にも表示がされるので レコードの処理漏れ防止にも役立ちます！

③内容が記入できたら、左上部の「共有する」ボタンを押下します。

④社長へ通知が飛びます🙆‍♀️

まとめ

いかがだったでしょうか。
このような具体例を交えた記事を公開することで 製品HPの情報だけではなかなかイメージできない部分まで お伝えすることができたかなと思います✨

みなさまの製品利用きっかけとなりましたら幸いです！

無料で試してみましょう！

キン助は無料で30日間ご利用いただけます。
すぐに利用開始できるようアプリテンプレートも配布しております！
ぜひ少しでも興味ご関心をお寄せいただけた場合にはお試しください。

こちらのプラグインに関するお問い合わせはコチラまで ご不明な点があればお気軽にご相談ください。