【DX社会をけん引するのは市民開発だ！】革新的な保育園の取り組み📚

今回は、専門知識やスキルがなくともシステム開発できるノーコードツール「kintone」と弊社が提供している製品「Chobiit for kintone」を活用して業務改革を行った、ちどり保育園園長の吉岡さんに事例についてインタビューしました。

インタビューイー／吉岡敦志さん
元営業マンであり、１児のパパであり、現園長という異色の職歴を持っておられます。営業時代に培った、行動力と「お客様に伝える力」を最大限に活かし、保育園の業務に革命をもたらしました。

1、保護者と保育士の手間を取り除きたい！

Q、まず、保育園が抱えていた課題を教えてください。

園児の情報を管理する「園児台帳」というものがあるんですが、年に一度定期的に保護者から情報収集をして作成します。これを紙で管理していたことが、保育士にも保護者にも負担になっていました。この台帳を見て園児の緊急時、保護者に連絡するので、常に最新で正しい情報である必要があります。

≪従来の情報管理フローは5段階≫　
１、記入用紙を保護者へ配布
２、保護者が記入
３、提出
４、保育士はExcelに入力
５、内容確認

●保護者側の手間
園児情報記入用紙は4～5枚あり、記入に20分ほどかかる

●保育士側の負担
毎年度末園児の情報更新の際に一枚一枚Excelに打ち込むのに1か月かかる
業務の合間に保育士が入力するのですが、入念な確認が必要なため１名の園児に30分かけ、110名全園児分を入力する必要がある

≪効率化したいポイント≫
▶申請用紙に毎回氏名や住所などの同じ情報を何度も書く点
▶申請用紙の情報を１枚づつパソコンに打ち込む作業

私も親なので保護者目線が分かるんですが、手書きで20分は結構面倒くさいんです。毎回子どもの名前は書かないといけないし、手間に感じることが多いですね。

これらの課題を打破するツールがkintoneとChobiitでした。

2、DXを内製化する

≪導入後の情報管理フローは2段階≫　
１、保護者はスマホで登録・編集
２、保育士はkintoneで確認

簡単に言うと、保育士の使う業務効率化ツールであるkintoneと保護者が使うChobiitが連携しており、相互に編集・更新が可能なのですが、kintone側でChobiit利用者の閲覧・編集範囲を制限できます。

▶Chobiitの特徴はこちらをご覧ください
https://www.novelworks.jp/chobiit/

Q、kintoneとChobiit導入の際にこだわった点を教えてください。

１、保護者が入力するChobiitの入力画面のデザイン

● 見やすい入力画面
説明文が明確でないと、誤入力してしまう場合もありますよね。数字を入力して欲しいのに、文字で回答されていたりとか。
そんなことが起こらないよう、入力してほしい内容を具体的に指示したり、スクロールしていってもメリハリのある画面構成を意識して作成しました。

他にも、以下のことを意識しながら何度も調整しました。

・回答記入枠のサイズを上下で揃え、見た目の統一感を追及
・kintoneとChobiitの画面のデザインを統一
・パソコンとスマホの画面のデザインを統一

● 上書き入力制御で誤入力を防ぐ
例えば、保護者が基本情報の変更を行うことがあります。これは既存情報に上書きする形になります。
ですがその際、すべての情報に記入を許可してしまったら、触れてはいけない情報まで誤って変更してしまう恐れもあるので、「保護者に入力してもらう箇所／保育士で制御したい箇所」を保育士にしっかりヒアリングし、情報を整理してから設定しています。

２、通知設定
保護者がChobiitで園児の情報を変更すると、保育士のkintone管理画面に通知がきます。その通知の設定次第で使い易さが大きく変わると思い、こだわりました。

● kintoneの通知受信者を見極めろ！
当園は0歳〜小学校就学前までの園児を6クラスで預からせていただき、各クラスに１～5名の担任保育士が付いています。全ての保育士に全園児の通知が行くと、通知をさばくことが業務になってしまい、本当に必要な情報が埋もれてしまいかねません。

保育士の業務効率化に繋がるよう、担当クラスの園児情報のみ担当保育士に通知されるよう設定しました。

● 通知文に見てほしい箇所を指示
情報変更をお知らせする通知の文言にもこだわりました。
「園児Aの情報が変更されました。”変更履歴”を確認してください」
この”変更履歴”を見ることがポイントです。

通知ボタンをクリックすると、園児Aの情報画面に移ります（添付画像の画面）。右端に”変更履歴”ボタンがあり、誰が/いつ/どんな/情報を変更したのか履歴が表示されるので、ページの中から変更箇所や誰が変更したのかを調べる手間もなく一目瞭然です。

kintoneを使い慣れない保育士も多いので、「どこを見て確認するか」通知に指示を加え、誰でも操作できるように工夫しました。

Q、Chobiit導入までの準備期間はどのくらいかかりましたか？

保護者が利用するChobiitユーザー画面の作成、通知機能の設定、導入後に保護者へ配布するマニュアル制作など、3ヵ月程で行いました。
ノベルワークスさんのChobiitのHPに掲載されている「利用マニュアル」を見て勉強しました。詳しく説明されていたので分かりやすく、スムーズに開発できましたよ！

3、DXを浸透させるコツ

Q、Chobiit導入について、保護者の方にはどのように説明されましたか？

じつは、保護者に向けて説明会を開いたりはしてません。

まず、園が新しい情報管理体制になることについて「おたより」を出して説明しました。
保護者にはスマホで情報登録・変更をしていただくことになるので、Chobiitの操作マニュアルを作成・配布し、事前に「こんな風に切り替わっていきますよ」としっかりお知らせをしました。

ーーそれは凄いですね！説明会で一つ一つ説明されたのかと思っていました。マニュアルは吉岡さんが作られたんですか？

はい、Chobiitの操作に関わる全ての手順や注意事項などがこの1冊約20ページに詰まっています。
Chobiitへの切り替えに際し、保護者が戸惑うであろう手続き・操作方法をこのマニュアルを見れば分かるよう、実際の操作画像を貼り付けて詳細に説明しています。これまで延べ200名程の方に配布しましたが、おかげさまで、この3年間1件も保護者から問い合わせはありません。

＜掲載内容＞
・Chobiitへのログイン方法
・状況別の操作手順（入園時／イレギュラーな情報変更時／年度末の更新時）
・初期パスワードとID（園児ごとに付与しているため）シールで貼付

ーーこちらも見やすさにこだわってデザインされていますね！

最近では、複数の園を横断したアンケート調査をする際にもChobiitを活用しています。
各園に利用マニュアルを配布・アカウントを発行した後、保育士同士で相談した内容を提出してもらいます。何度か別のツールを試してきましたが、今回は順調に運用できています。

こんなふうに一つ一つシステムを学び、試行錯誤を重ね実践していくことで、次はこんなことができるんじゃないか？と色々思いついて私自身楽しんで開発していました。
次はどう活用しようか楽しみです。

ーー素晴らしいです！市民開発を体現してくださっていますね！

＝＝＝＝以上が、ちどり保育園園長 吉岡さんのインタビューでした＝＝＝＝

4、市民開発がDX社会への第一歩

業務の変革をする際には大抵「現状維持」を求める声が上がります。
ですが、ちどり保育園では導入後、一切そういった声はなく保育士も保護者も「手間が省けた」と感じているそうです。

この成功例は、以下の2つをしっかり押さえていたことが要因ではないかと思います。

1、段階を踏んで変革していったこと
2、導入後に利用者に浸透させることにフォーカスしていたこと

このような市民開発の取り組みは、今後さらに多くの企業や団体で広がっていくでしょう。
吉岡さんが示したように、現場の声をしっかりと反映させることで、テクノロジーが本当に現場の力となり、業務の効率化や質の向上につながっていくのです。

これからのDX社会では、こうした現場主導の変革が企業や組織の成長に欠かせない要素となっていくに違いありません。

そして、今後も進化し続けるツールや技術が、さらに多くの人々にとって使いやすく、効果的なものとなり、業務の効率化だけでなく、社会全体の変革にも大きく貢献することが期待されます。

市民開発の未来には、無限の可能性が広がっているのです。