【kintone】使いこなし術 〜組織/役職/グループ〜

こんにちは！しもむです（しまむじゃないよｗ）

kintone使いこなし術、今回はkintone universityアプリデザイナー編でも最も頭を悩まされる項目の１つとなっております【組織／役職／グループ】の使い方について解説します〜(｀･ω･´)ゞ

組織の追加方法はkintoneユーザーヘルプを参考にしてください。
→cybozu.com ヘルプ

組織、役職を設定することで何が出来るのか

そもそも、組織、役職を設定することで、何が便利になるのでしょう。

【組織・役職】

その名の通り、kintone内で組織と役職ごとにユーザーを区分することが可能です。 組織、役職を細かく設定することにより、kintone内での様々な機能で役立ちます。

その中でも大いに力を発揮するのは「プロセス管理」機能です。

「プロセス管理とは」

プロセス管理機能を使用すると、複 数のユーザーでレコードの編集や確認をするための流れ(プロセス)を設定できます。
「申請&承認」や「依頼」の手続きを、kintone 上で実現できます。

• 物品購入申請アプリから、購入申請を上長に出す

• 日報の確認申請を主任に出す

• 係長のみ権限を付けたい

など、様々な場面で非常に便利になりますよ！

→「プロセス管理については、こちらの記事も合わせてお読み下さい！

グループ（ロール）って何？

グループ(ロール)は、組織とは別の階層の集合や、プロジェクトメンバーなどの集合 を登録できる機能です。

・静的グループ

静的グループとは、役職、組織は関係なく設定できるグループのことです。
グループにしたい”メンバー（ユーザー）”を追加削除することが可能です。
例：営業部のAさん、Bさん、経理部のCさんのグループ

・動的グループ

役職や組織を指定して作成するグループです。
静的グループとの違いは、ユーザーを指定しグループを作成するのではなく、組織や役職を指定するところです。
例：営業部の係長と経理部の係長のグループ

ここでのポイントは、各グループの使い分けです。
例えば、経理部のCさんが主任から係長に昇格しました。

動的グループで各部署の係長グループを設定していた場合、 Cさんのユーザー情報を「係長」に変更するだけで係長グループに属することになります。

プロセス管理で、確認者を「係長」にしていた場合は、自動的にCさんにも確認依頼の通知が届くようになります。

しかし、静的グループで係長メンバーをユーザーごとに指定していた場合は、静的グループの再設定と、プロセス管理の確認者を変更する必要があるので、これはかなりの手間となってしまいます。

★ポイント★
役職や部署など、後々変更になる可能性があるものは「動的グループ」 ユーザーを直接指定してグループを作りたい場合は「静的グループ」

組織とグループ（ロール）の違いって？

組織とグループ、どちらにどの設定をするのか迷いますよね。
使い分けとして、一般的な組織図で解説してみます。

組織は
営業本部
関西支店
-営業１部
-部長 -課長
-係長
-主任.....
と”縦”に並ぶ場合、組織を設定します。

対してグループ（動的）は
営業本部　　　
関西支店　　　大阪支店
-営業１部　　　-営業１部
-営業２部　　　-営業２部
と"横"のグループを設定できます。

★ポイント★
組織は”縦”、グループは”横”。

簡単にですが、組織・役職・グループについて解説させていただきました。