【総務×AI活用】kintoneのAIエージェントで人事異動の手続き漏れをチェック｜名簿と評価担当者を照合

「この人の名簿、まだ前の部署のままになっていないかな」

「評価担当者を、異動先の上長に替えたかどうか覚えていない」

「名簿と評価は担当が別だから、どこまで直したかわからない」

異動を登録したあと、こんなふうに気になった経験はないでしょうか。

慣れた担当者なら、異動の一覧を見ながら「名簿はまだ営業部のままでは」「評価担当者は前の部長のままになっていないか」と、頭の中で確かめています。

でも、それはその人の経験の中にあるだけです。

人事異動にともなう手続きは、単なる名簿の更新やシステム設定の変更ではありません。「新しい部署で不安なく、気持ちよくスタートを切ってほしい」「正当な評価が受けられるように環境を整えてあげたい」という、異動する社員への温かい“おもいやり”そのものです。同時に、煩雑なチェックに追われる総務や人事の仲間を守る配慮でもあります。
私たちがお届けしたいのは、単にミスを防ぐだけの自動化ではなく、現場が大切にしてきたそうした社員への気配りやサポートの心をテクノロジーで形にする「おもいやりDX」です。

異動する本人の安心と、現場のスムーズな受け入れを支える確かなチェック体制。 それを叶えるのが、kintoneのAIエージェントです。異動を登録するだけで、従業員名簿の部署や人事評価の評価担当者が異動前のままになっていないかを照らし合わせ、漏れを挙げてくれます。ただし、配属・異動の履歴、従業員名簿、人事評価が kintone に記録されていることが前提です。

この記事では、kintone の配属・異動管理で、異動にともなう手続き漏れの確認を AIエージェントに任せたところを、実際の画面と動画で紹介します。

この記事でわかること

• 異動を登録したあと、AIエージェントが kintone の異動履歴・従業員名簿・人事評価のどこを照らし合わせるのか

• 同じ営業部からの異動でも、評価担当者しだいで漏れが「1件」と「2件」に分かれる理由

• 人が承認してから漏れが書き込まれ、名簿や評価は人が直す流れ

1. 異動の手続き漏れで起きていること

異動のあとの手続き漏れを拾うには、本来こんな手順が必要です。

1. 異動を、配属・異動管理に登録する

2. 本人の履歴から、異動前の部署と役職を確かめる

3. 従業員名簿の部署と役職が、異動後のものになっているかを見る

4. 人事評価で、評価担当者が誰になっているかを見る

5. その評価担当者がいまどの部署の人かを、名簿で引き直す

6. 漏れがあれば、どこを直すかを伝える

名簿も評価も別のアプリにあって、別の人が担当していることもあります。

異動が重なる時期に、1人ずつここまで見比べるのは大変です。

結局、どこかで漏れが出ることになりがちです。

2. 異動の手続き確認をAIエージェントに任せると

担当者がするのは、いつもどおり配属・異動管理に異動を登録することだけです。

1. 担当者が、異動を登録する

2. エージェントが動き出し、名簿と人事評価を照らし合わせる

3. 漏れ・できていること・あわせて確かめることをまとめて、提案する

4. 人が中身を確かめて、承認する

5. kintone のレコードに書き込まれる

ここからは、実際の画面で順に見ていきます。

① 異動の登録をきっかけに動き出す

※以下すべての画像はダミーデータです。

従業員名を選び、実施日、配属区分、異動先の部署と役職を入れて保存します。

ここまでは、エージェントがいなくても毎回している作業です。

② 名簿と人事評価を照らし合わせる

エージェントは、本人の配属・異動の履歴をたどって、異動前の部署と役職を確かめます。

それから、従業員名簿と人事評価のレコードを探して、異動後の内容と合っているかを見ます。

評価のレコードに書かれた評価担当者については、その人がいまどの部署にいるのかを、名簿でもう一度引いて確かめます。

登録した内容には評価担当者の名前はありません。評価担当者を名簿で引き直すことは、あらかじめエージェントへの指示に書いておきます。

③ 書き込む内容を提案して承認を待つ

このデモの設定では、調べ終わっても、エージェントはいきなりレコードを書き換えません。

何を照らし合わせて何がわかったか、どの欄に何を書き込むかをまとめて、承認待ちになります。

人が中身を見て承認すると、はじめて書き込まれます。納得できなければ「却下」もできます。

④ 漏れとできていることがレコードに入る

承認すると、異動のレコードに漏れの有無と手続きの漏れが書き込まれます。

手続きの漏れの欄は「漏れ」「できていること」「あわせて確かめること」の3つに分かれています。

コメント欄には、漏れの件数が1行で残ります。

このデモでは、エージェントへの指示で書き込む欄を「漏れの有無」「手続きの漏れ」とコメントに絞っています。

3. 手続き漏れの数はこう分かれた

同じエージェントに、2人の異動を登録してみました。

どちらも実施日は10月1日で、1か月後に登録しています。

※動画と画面に出てくる会社名・人名などは、サイボウズ社が提供する kintone のサンプルアプリのデータと、デモ用に作った架空のデータです。実在の企業・団体とは関係ありません。

松田 義男　実施日 2026-10-01　異動　マーケティング部　一般社員

西谷 ゆり子　実施日 2026-10-01　異動　人事部　課長

どちらも営業部からの異動で、名簿の部署はまだ「営業部」のままでした。

違いが出たのは、評価担当者です。

評価担当者の名前を見ただけでは、どちらも普通の部長の名前です。

その人がいまどこの部長なのかを名簿で引いたことで、2本の結果が分かれました。

4. 手続き漏れを拾う4つのポイント

結果だけでなく、判断の中身にも見どころがあります。

① 評価担当者が「どこの人か」まで確かめる

名簿の部署は、異動のレコードと名簿を見比べればわかります。

評価担当者の見直し漏れは、そうはいきません。評価のレコードには名前しか書いていないからです。

エージェントは指示に沿って、2本とも評価担当者の名前を拾い、名簿で部署を引き直していました。

データが揃いました。2026年度の評価担当者「石川 次郎」の部署・役職を確認する必要があります。名簿から氏名で検索します。

西谷さんの件では、その結果をこう書いています。

西谷ゆり子の異動後の部署は人事部であり、評価担当者が異動前の部署（営業部）の人のままになっている。→ 評価担当者の見直し漏れがある。

アプリを2つ見比べるだけでは気づけない漏れを、もう1つ先まで調べて拾っています。

② 問題がなかったことも書く

松田さんの件では、評価担当者は異動先の部長でした。エージェントは、それを黙って飛ばさずに書いています。

評価担当者の部署は異動後の部署（マーケティング部）と一致している。異動前の部署（営業部）の人のままという状態ではない。これは問題なし。

結果の欄でも、漏れとは別に「できていること」として、役職が合っていること、在籍中であることを並べています。

読む人は、漏れが1件だけなのか、ほかは確かめていないのかを迷わずに済みます。

③ どの年度の評価を見るかを実施日から決める

人事評価のレコードは、年度ごとに分かれています。エージェントは、実施日から見るべき年度を割り出していました。

実施日（2026-10-01）を含む年度は2026年度（4月始まり）。

異動前の部署も、履歴から確かめています。

西谷さんは入社後にもう一度異動しているので、履歴を順にたどって「直前（異動前）の部署・役職は営業部・課長と確認できました」と書いています。

どの時点の何と比べているかがはっきりしているので、指摘の意味を取り違えずに読めます。

④ どこを直せばよいかをそのまま書く

漏れの指摘には、どのアプリのどの欄が、何のままになっているかが書かれます。西谷さんの件では、こうです。

人事部へ更新が必要。

異動後の人事部の責任者への評価担当者変更が必要。

2本とも、部署が変わる異動なので「あわせて確かめること」に通勤経路と定期券代の見直しも書き添えられていました。

名簿や評価のアプリでは確かめられないことは、本人に確認する事項として分けて残しています。

5. 総務の異動手続きはこう変わる

• 異動のたびに見比べる手間が減る：このデモでは、エージェントは約28秒で名簿と評価を照らし合わせ、提案を届けました。

• 気づきにくい漏れまで拾える：評価担当者が異動前の部署の人のまま、という漏れも、名簿まで引いて見つけてくれます。

• 何ができていて、何を直せばよいかがわかる：漏れ、できていること、あわせて確かめることが分かれて残るので、次にすることがすぐわかります。

• 直すのは総務と人事の担当者：漏れの指摘は承認待ちで届くので、中身を見てから承認するか却下するかを決められます。名簿を直したり評価担当者を替えたりするのも、担当者自身です。

6. あなたの異動手続きは当てはまる？

次のうち、当てはまるものはありますか。

• 配属・異動、従業員名簿、人事評価を、kintone に記録している

• 異動のあとにどこまで確かめるかが、担当者によってばらつく

• 「名簿や評価担当者を直したか」を、記憶に頼って確かめている

• 配属・異動の履歴が、記録として残っている

2つ以上当てはまるなら、AIエージェントに任せられる余地があります。

よくある質問

Q. AIエージェントが勝手に名簿や評価担当者を書き換えることはありますか？

承認されるまで書き込みません。エージェントは照らし合わせた結果を提案として出し、承認待ちになります。承認したあとも、書き込むのは異動のレコードの「漏れの有無」と「手続きの漏れ」の欄とコメントだけで、名簿や人事評価には書き込まない設定にしています。名簿の部署を直したり、評価担当者を替えたりするのは人です。どのアプリに何を書けるか、承認を挟むかは、エージェントの設定で決めます。

Q. 評価に名前しかなくても評価担当者の漏れに気づけますか？

動画では、エージェントが評価担当者の名前を拾い、その人がいまどの部署にいるかを従業員名簿で引き直していました。西谷さんの件では、評価担当者が異動前の営業部の部長のままだと分かり、漏れとして挙げています。

Q. 通勤経路のようにアプリで確かめられない手続きはどうなりますか？

2本とも部署が変わる異動だったので、通勤経路と定期券代の見直しが「あわせて確かめること」として書き添えられていました。名簿や評価で確かめた漏れとは分けて、本人に確認する事項として残しています。

まとめ：異動の手続き漏れはアプリどうしの食い違い探しから

このエージェントが使っているのは、配属・異動の履歴、従業員名簿、人事評価と、どれもすでに kintone にあった記録です。

それぞれは正しく入力されていても、異動のあとに1か所だけ直し忘れると、記録どうしが食い違ったまま残ります。

手続きの漏れは、アプリとアプリの食い違いとして記録に残っています。

異動の手続きのように、決まった項目を複数のアプリで確かめる業務は、AIエージェントに任せやすい業務の一つです。

次の異動の時期が来る前に、名簿と評価のあいだに食い違いが残っていないか、一度見比べてみてください。

この業務、あなたの会社でも実現できるかもしれません。

同じ業務でも、会社によって進め方や判断のルールは異なります。

ノベルワークスは、kintoneの開発経験を活かし、それぞれの業務に合ったAIエージェントの活用を支援します。

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