【設備点検×AI活用】kintoneのAIエージェントで点検報告書を下書き｜過去の巡回記録と照合

「この不良、前回も指摘したんだっけ」

「前に頼まれていた修理、直っていたと書いていいのかな」

「過去の報告書を見返していたら、報告書を書くのが夜になってしまう」

巡回を終えて報告書を書くとき、こんなふうに迷った経験はないでしょうか。

点検報告書づくりは、単なる不良箇所のチェックリスト作成ではありません。「オーナー様に建物の維持状態を正確に伝えて安心してもらいたい」「居住者の方の事情に寄り添いながら、安全な環境を守りたい」という、現場担当者が抱く“おもいやり”や責任感の表れです。
私たちがお届けしたいのは、単に事務作業の時間を削るだけの効率化ではなく、現場が大切にしてきたそうした細やかな気配りの心をテクノロジーで形にする「おもいやりDX」です。

過去の巡回記録や住人の事情を丁寧にたどり、前回からの変化を報告書へ書き込む。 それを叶えるのが、kintoneのAIエージェントです。巡回結果を登録するだけで、過去の巡回や点検記録と照らして「何回目の不良か」「直ったか」を織り込んだ報告書の下書きを出してくれます。ただし、過去の記録が kintone に残っていることと、お客様に出す前に点検担当が確かめることが前提です。

ベテランなら、不良の箇所を見ただけで「ここは前回も指摘した。これで2回目だ」「前に頼まれていた誘導灯は直っていたと書いておこう」と、前回からの変化を報告書に織り込めます。

でも、その記憶は担当者の頭の中にしかありません。

この記事では、kintone の巡回報告書で、点検報告書の下書きを AIエージェントに任せたところを、実際の画面と動画で紹介します。

この記事でわかること

• 巡回結果を登録したあと、AIエージェントが kintone の過去の巡回報告・設備の点検記録・物件マニュアルをどう照らすのか

• 同じ「不良1つ」でも、物件の記録しだいで「2回連続」「3回連続」や居住者側の事情の書き分けが変わる理由

• 人が承認するまで巡回報告書を書き換えない、下書きと承認の流れ

1. 点検報告書づくりで起きていること

前回からの変化をふまえた報告書を書くには、本来こんな手順が必要です。

1. 巡回の結果を、kintone に登録する

2. 同じ物件の過去の巡回報告を開き、前回も不良だったかを見る

3. 設備の点検記録に、同じ話が出ていないか見る

4. 物件マニュアルで、物件ごとの注意点を確かめる

5. お客様に出す報告書を書く

担当したばかりの物件や経験の浅いスタッフの場合、過去の経緯を把握するには、複数のアプリを行き来して過去の報告書や点検記録を一件ずつ突き合わせる必要があります。

しかし、日々の巡回業務に追われる中で、そこまで時間をかけて過去の文脈を掘り起こすのは容易ではありません。

その結果、前回の指摘事項や改善状況にまで踏み込む余裕がなく、「当日の点検結果を記録して伝えること」で手一杯になってしまうのが実情です。

2. 点検報告書の下書きをAIエージェントに任せると

担当者がするのは、いつもどおり巡回の結果を登録することだけです。

1. 担当者が、巡回の結果を登録する

2. エージェントが動き出し、同じ物件の記録を集める

3. 今回の結果と照らして、報告書の下書きと指摘事項をまとめて提案する

4. 人が中身を確かめて、承認する

5. 巡回報告書のレコードに書き込まれる

ここからは、実際の画面で順に見ていきます。

① 巡回結果の登録をきっかけに動き出す

※以下すべての画像はダミーデータです。

点検箇所ごとに「良」「不良」を選び、現場で気づいたことを巡回メモに書いて保存します。

ここまでは、エージェントがいなくても毎日している作業です。

② 同じ物件の記録を集めて今回の結果と照らす

エージェントは、同じ物件の過去の巡回報告、設備の点検記録、物件マニュアルを探します。

それから、今回の不良や巡回メモの一言を、集めた記録と1つずつ照らしていきます。

前回も不良だったか、点検記録に同じ話が出ているか、物件マニュアルに関係する注意点があるか、という順です。

パネルには、エージェントが整理した内容がそのまま流れます。

③ 書き込む内容を提案して承認を待つ

照らし終わっても、エージェントはいきなり巡回報告書を書き換えません。

何を調べて何がわかったか、報告書の下書きと指摘事項に何を書くかをまとめた提案を出して、承認待ちになります。

人が中身を見て「承認する」を押すと、はじめて書き込まれます。納得できなければ「却下する」もできます。

④ 報告書の下書きと指摘事項がレコードに入る

承認すると、巡回報告書の「報告書の下書き」に、お客様向けの丁寧な文の下書きが入ります。

「指摘事項」には、是正が要るものと居住者側の事情で直せないものが、根拠とあわせて分けて書き込まれます。

コメント欄には、それぞれの件数が1行で残ります。

3. 報告書の下書きはこう分かれた

同じエージェントに、別の物件の巡回結果を登録してみました。

どちらも、不良は1つだけです。

※動画と画面に出てくる会社名などは、デモ用に作った架空のデータです。実在の企業・団体とは関係ありません。

地下受水槽まわりの給水管バルブにさびとにじみ。5月に指摘した箇所と同じで、手は入っていない。（…）

消火器：4階・6階・8階の3本が製造2015年のラベルのまま、未交換。（…）304号室前の緩降機の前に棚が置かれている。居住者に声をかけたが、動かせないとのこと。

エージェントが過去の記録をたどると、次のような違いが見えてきました。

4. 点検報告書を下書きする4つのポイント

結果だけでなく、エージェントの考え方にも見どころがあります。

① 前回までの巡回と照らして何回目の不良かを数える

どちらの物件でも、エージェントは同じ物件の過去の巡回報告を開き、同じ箇所が前にも不良だったかを数えています。

ベルビュー桜台マンションでは、こうです。

よって「各配管・バルブ類（給水）」は2026-05-12から不良で、今回2026-10-30も不良＝2回連続（継続）。

グランパレス新宿ビルでは、消火器が「2025-11-12→2026-05-12→2026-10-30と3回連続不良（継続3回目）」でした。

さらに設備の点検記録にも、9月に同じ消火器が「耐用年数超過」で要修理とされていたことを見つけ、巡回メモの「3本・2015年ラベル」と合うことを確かめています。

下書きでは、この違いがお客様への書き方に表れています。

ベルビュー桜台マンションは「継続事項のため、お早めの是正をご検討いただけますと幸いです。」、グランパレス新宿ビルは「耐用年数超過のため交換のご検討をお願いいたします。」でした。

② 巡回メモの一言を別の記録と結びつける

ベルビュー桜台マンションの巡回メモには、「2階西側の誘導灯は交換済みで、点灯を確認。」と書いただけでした。

エージェントは、9月の点検記録に同じ誘導灯の不点灯があったことを見つけ、こう結びつけています。

今回の巡回メモに「2階西側の誘導灯は交換済みで、点灯を確認」とあり、これに対応＝是正済み。

報告書の下書きには、「以前ご指摘しておりました2階西側誘導灯（避難口）の不点灯につきましては、交換済みで点灯を確認いたしました。」と入りました。

グランパレス新宿ビルでも、5月に不良だった警報装置の修理を、是正済みとして報告しています。

悪いところだけでなく、直ったことも前回とつなげて伝えています。

③ 「当社で直すもの」と「居住者側の事情」を分ける

グランパレス新宿ビルの巡回メモには、304号室前の緩降機の前に棚が置かれている、と書かれていました。

エージェントは物件マニュアルを読み、こう判断しています。

注意点に304号室の緩降機前の棚について、居住者が高齢で動かせず管理組合協議中、との記載あり。巡回メモの記述と一致＝居住者側の事情に該当。

指摘事項では、消火器とは別に「居住者側の事情で直せないもの」として書き分けました。

下書きでは、「管理組合様にて対応をご検討いただけますようお願いいたします。」と、話を持っていく先まで書いています。

避難器具の前の障害物のように安全に関わる指摘を、報告書でどう扱い、誰に何を求めるかは、点検の有資格者と責任者が消防法令（2026年11月時点）や契約と照らして決めます。エージェントの書き分けは、その判断の材料です。

ベルビュー桜台マンションでは、物件マニュアルの注意点を読んだうえで、巡回メモの内容とは関係しないと判断しました。指摘事項の同じ欄には「なし」とだけ書いています。

④ 報告書に入れなかった記録も理由を残す

エージェントは、今回の巡回とは別の気になる記録にも気づいていました。

ベルビュー桜台マンションでは、9月の点検記録で屋内消火栓ポンプが「要注意」でした。

起動時の異音が前回より大きい。今回の巡回報告は「異音・振動の有無」良、「各消防設備機器」良のため、巡回報告では異常の記載なし。巡回メモにも言及なし。

グランパレス新宿ビルでも、非常用発電機の「バッテリー電圧がやや低い」という記録について、「巡回報告書に非常用発電機の点検項目はない」として、報告書には含めないと書いています。

どちらも、今回の巡回で見たことだけを報告書に書く、という線を引いています。

そのうえで、入れなかった記録とその理由は提案に残ります。

承認する人は、その線引きに納得できるかを見てから、承認するか却下するかを決められます。

5. 設備点検の現場はこう変わる

• 報告書を書く時間が減る：巡回結果を登録すれば、お客様向けの文の下書きが届きます。

• ベテランの記憶に頼らなくてよくなる：その物件に初めて行った人でも、前回からの変化をふまえた報告書になります。

• 「何回目か」「直ったか」を見落としにくくなる：過去の巡回や点検記録まで見にいって、続いている不良と是正済みの箇所を拾ってくれます。

• お客様に出す前の確認は点検担当に残る：下書きは承認待ちで届くので、報告書に入れる・入れないの線引きまで見てから、承認するか却下するかを決められます。

6. あなたの点検報告は当てはまる？

次のうち、当てはまるものはありますか。

• 巡回や設備点検の結果を、kintone に記録している

• 報告書の書き方や中身が、担当者によってばらつく

• 「前回も指摘した」「もう直った」を、記憶に頼って書いている

• 過去の巡回報告や点検記録、物件ごとの注意点が、記録として残っている

2つ以上当てはまるなら、AIエージェントに任せられる余地があります。

よくある質問

Q. AIエージェントが勝手に巡回報告書を書き換えることはありますか？

承認されるまで書き換えません。エージェントは報告書の下書きと指摘事項に何を書くかをまとめて提案し、承認待ちになります。納得できなければ「却下する」もできます。どのアプリに何を書けるか、承認を挟むかは、エージェントの設定で決めます。

Q. 前に指摘した不良が直っていたときはどう書かれますか？

是正済みとして、前回とつなげて書きます。動画1では、9月の点検記録で不点灯だった誘導灯を巡回メモの「交換済み」と結びつけ、下書きに「交換済みで点灯を確認いたしました」と入れていました。

Q. 今回の巡回で見ていない設備の記録は報告書に入りますか？

このデモでは入れていませんでした。点検記録にあった屋内消火栓ポンプの異音や非常用発電機のバッテリー電圧について、今回の巡回の項目にないとして報告書から外していました。入れなかった記録とその理由は、提案の中に残ります。異音のように気になる記録をお客様に伝えるかは、点検担当が決めます。

まとめ：点検報告書は前回の記録とつなげて書くことから

このエージェントが使っているのは、どれもすでに kintone にたまっていた記録です。

過去の巡回報告、設備の点検記録、物件マニュアルの注意点。

巡回のたびに「書いておしまい」になりがちな記録が、次の報告書の中身になります。

前回の記録があるから、「前回からの変化」を書けます。

点検報告のように、過去の経緯をふまえて書くかどうかで質が変わる業務は、AIエージェントに任せやすい業務の一つです。

まずは、過去の巡回報告や物件ごとの注意点が、kintone にどこまで残っているかを見直してみませんか。

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