【マーケティング×AI活用】kintoneのAIエージェントでセミナー申込者のフォロー優先度づけ  

「申込がたくさん来たけれど、誰から連絡すればいいんだろう」

「この会社、前にもセミナーに来ていた気がする」

「ご質問・ご要望が空欄だと、何を話せばいいかわからない」

セミナーの申込が入ったあと、こんなふうに迷った経験はないでしょうか。

ベテランなら、会社名を見ただけで「この人、春の講習にも来ていたな」「たしか契約更新の話が出ていたはず」と思い出せます。

でも、その記憶は担当者が替われば消えてしまいます。

セミナー申込者のフォローは、単なるリードの仕分けや営業の効率化ではありません。「忙しい合間を縫って申し込んでくれたお客様の期待に、いち早く応えたい」「過去にいただいた改善要望や課題に、誠実に向き合いたい」という、お客様との信頼を育むための温かい“おもいやり”です。私たちがお届けしたいのは、単に機械的なスコアリングで選別する効率化ではなく、現場が大切にしてきたそうした一人ひとりのお客様への配慮の心をテクノロジーで形にする「おもいやりDX」です。

過去の参加履歴やアンケートの声に込められたお客様の背景を丁寧にたどり、最適な対話の糸口を届ける。 それを叶えるのが、kintoneのAIエージェントです。申込を登録するだけで、過去の参加・商談メモ・アンケートを調べて、優先度と根拠、最初の連絡で話すことまで提案してくれます。ただし、過去の参加時のメモやアンケートの回答が kintone に残っていることが前提です。

この記事では、kintone のセミナー参加者名簿で、申込者のフォローの優先度づけを AIエージェントに任せたところを、実際の画面と動画で紹介します。

この記事でわかること

• 申込が入ったあと、AIエージェントが kintone の名簿・セミナー管理・アンケートのどの記録を調べるのか

• 同じ優先度「高」でも、過去の商談メモと申込の中身とで、決め手が分かれる理由

• 人が承認するまで名簿を書き換えない、提案と承認の流れ

1. 申込者のフォローで起きていること

フォローの優先度を決めるには、本来こんな手順が必要です。

1. 申込を受けて、セミナー参加者名簿に登録する

2. 申し込んだ回のセミナーの内容を確かめる

3. 同じ会社の過去の申込と、そのときのメモを探す

4. 同じ会社のアンケートの回答を読む

5. 優先度と、最初の連絡で話すことを決める

新しく担当になった人が同じ精度で背景を汲み取ろうとすると、複数のアプリを行き来して情報を細かく照らし合わせる必要があります。

しかし、申込が集中する忙しい時期に、件数分の調査を手作業で行うのは容易ではありません。

迅速な対応を第一に考えるほど、「まずは届いた順にひとつずつ連絡を進める」といった対応で手一杯になってしまいがちです。一人ひとりのお客様の過去の経緯にまでじっくり目配りする時間を確保するのは、現場にとって大きな負担と言えます。

2. 優先度づけをAIエージェントに任せると

担当者がするのは、いつもどおりセミナー参加者名簿に申込を登録することだけです。

1. 担当者が、申込を登録する

2. エージェントが動き出し、3つのアプリを調べる

3. 優先度と根拠の案をまとめて、提案する

4. 人が中身を確かめて、承認する

5. kintone のレコードに書き込まれる

ここからは、実際の画面で順に見ていきます。

① 登録をきっかけに動き出す

※以下すべての画像はダミーデータです。

申し込んだセミナー、会社名、担当者名、ご質問・ご要望を入れて保存します。

ここまでは、エージェントがいなくても毎日している作業です。

② 関係するアプリを自分で調べる

エージェントはまず、各アプリにどんな項目があるかを確かめます。

それから、3つのアプリを並行して検索します。

• 自社セミナー管理：申し込んだ回の内容

• セミナー参加者名簿：同じ会社の過去の申込

• アンケート：同じ会社の回答

どのアプリを見るかは、あらかじめエージェントへの指示に書いておきます。どの欄でどう探すかの条件は、エージェントがアプリの欄の構成を確かめて組み立てています。

③ 書き込む内容を提案して承認を待つ

このデモの設定では、調べ終わっても、エージェントはいきなりレコードを書き換えません。

何を調べて何がわかったか、どの欄に何を書き込むかをまとめて、承認待ちになります。

人が中身を見て「承認」を押すと、はじめて書き込まれます。納得できなければ「却下」もできます。

④ 優先度と根拠が名簿に入る

承認すると、申込のレコードにフォロー優先度とその根拠が書き込まれます。

根拠の最後には、最初の連絡で何を話すとよいかまで書かれています。

コメント欄には、判断の要点が1行で残ります。

3. フォローの優先度はこう決まった

同じエージェントに、性質の違う2つの申込を登録してみました。

※動画と画面に出てくる会社名などは、デモ用に作った架空のデータです。実在の企業・団体とは関係ありません。

上級者向け活用セミナー11/27（金）への申込。ご質問・ご要望欄は空欄で、具体的な相談は記載なし。

工場の日報をスマートフォンから入力できるようにしたい。来年4月から3工場で使い始める予定です。

1本目は何も書かれていない申込、2本目は具体的な相談が書かれた申込です。

どちらも優先度は「高」になりましたが、「高」とした理由はまったく違いました。

4. フォローの優先度を決める4つのポイント

結果だけでなく、判断の中身にも見どころがあります。

① 「高」にする基準を自分の言葉で書く

キントーン電機工業の申込には、手がかりになる文が1つもありません。

エージェントは過去の名簿までさかのぼり、判断の基準をはっきり書いてから「高」と決めています。

本人が過去に出席し、名簿の対応内容に契約更新意向確認という今回の申込（既存顧客向け・部署をまたいだ拡張セミナー）につながる商談メモがあります。これは「高」の条件（過去に出席し、対応内容に今回の申込とつながる要望・商談のメモがある）に該当します。

サイボウズマテリアルの件では、「申込に具体的な相談がある」ことと「過去の出席・アンケートに今回とつながる課題がある」ことから、「高の条件を二重に満たしている」として「高」にしていました。

同じ「高」でも、どの基準に当てはまったのかが読めば分かります。

② 「やや不満」の声を相談とつながる材料として読む

アンケートの満足度は、キントーン電機工業が「満足」、サイボウズマテリアルが「やや不満」でした。

エージェントは「やや不満」を、優先度を下げる理由にはしていません。不満の中身を読んで、今回の相談と結びつけています。

スマートフォン入力の不満と改善要望が、今回の申込内容と明確につながっている。

さらに、申し込んだ回の内容も確かめています。

申し込んだ回が「スマートフォン入力・現場の日報アプリづくりを扱う回」だと確かめて、申込内容と「合致」と書いていました。

③ 最初の連絡で何を話すかまで書く

根拠の最後には、連絡するときの切り出し方が1文で添えられています。2つの申込で、中身ははっきり違いました。

最初の連絡では契約更新の進捗と、拡張したい業務範囲を確認するとよい。

最初の連絡では、アンケートで挙がっていたスマートフォン入力の使いづらさの改善と、来年4月の3工場展開に向けたスケジュール感を確認するとよい。

優先度が同じでも、話す内容は人によって違います。

そこまで書いてあれば、担当者は名簿を開いてすぐに電話をかけられます。

④ 申込のまわりまで見る

エージェントは、頼まれていない確認もしていました。

同じ人の過去の申込が今回と同じ回でないかを確かめ、「今回の申込セミナー名とは別回なので重複ではない。」と書いています。

サイボウズマテリアルの件では、本人だけでなく、同じ会社の別の人が上級者向けセミナーに出席し、そのときの名簿に「外部連携の相談。情シスとの同席を希望。」というメモが残っていたことも拾っていました。

連絡するとき、会社としてどんな関心があるかまで見えてきます。

5. セミナー申込のフォローはこう変わる

• 連絡の順番に迷わなくなる：このデモでは、申込を登録してから約25秒で優先度の提案が届きました。

• 過去の参加者を覚えていなくてよくなる：担当になったばかりの人でも、前回の商談メモやアンケートの声をふまえて連絡できます。

• 最初の一言を考える手間が減る：根拠の最後に、何を話すとよいかが書かれています。

• 誰から連絡するかを決めるのはフォロー担当のまま：優先度の案は承認待ちで届くので、名簿に入れる前に中身を確かめられます。

6. あなたの申込者フォローは当てはまる？

次のうち、当てはまるものはありますか。

• セミナーの申込や参加者を、kintone に記録している

• 誰から連絡するかの判断が、担当者によってばらつく

• 「この人、前にも来ていた」を、記憶に頼って思い出している

• 過去の参加時のメモやアンケートの回答が、記録として残っている

2つ以上当てはまるなら、AIエージェントに任せられる余地があります。

よくある質問

Q. AIエージェントが勝手にフォロー優先度を書き換えることはありますか？

承認されるまで書き込みません。エージェントは優先度と根拠の案をまとめて、承認待ちで届けます。人が「承認」を押すまで、セミナー参加者名簿のレコードは書き換わらない設定にしています。どのアプリに何を書けるか、承認を挟むかは、エージェントの設定で決めます。

Q. ご質問・ご要望が空欄の申込でも優先度をつけられますか？

動画1のキントーン電機工業の申込は、ご質問・ご要望が空欄でした。エージェントは過去の名簿までさかのぼり、本人の出席歴と「契約更新が近い」という商談メモを見つけて、優先度を「高」としています。

Q. アンケートで「やや不満」と答えた会社は優先度が下がりますか？

動画2のサイボウズマテリアルの件では、エージェントは「やや不満」を優先度を下げる理由にしていません。自由記述の「スマートフォンで入力しづらい」を読み、今回の相談とつながる材料として扱っていました。

まとめ：申込者のフォローは残したメモの見直しから

このエージェントが使っているのは、どれもすでに kintone にたまっていた記録です。

過去の参加者名簿、セミナー中に受けた相談のメモ、アンケートの回答。

「書いておしまい」になりがちな記録が、次の申込のときに生きてきます。

セミナーのたびに残したひと言のメモが、次の商談のきっかけになります。

申込者のフォローのように、過去の経緯を知っているかどうかで連絡の中身が変わる業務は、AIエージェントに任せやすい業務の一つです。

次のセミナーの申込が入る前に、過去の名簿にどんなメモが残っているかを、一度のぞいてみてください。

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